Uno de los retos más importantes a los que se enfrentan los departamentos de RRHH ante la llamada «nueva normalidad» es abordar con éxito la incorporación de nuevos empleados de manera remota. ¿Es posible hacer procesos de incorporación cálidos y a la vez eficaces?
Los primeros días de trabajo son muy importantes para todo nuevo empleado y suelen caracterizarse por cierta incertidumbre y nerviosismo. Pasar a formar parte de un equipo desde casa puede generar que el sentimiento de pertenencia sea uno de los mayores desafíos, ya que no podrá conocer personalmente el lugar de trabajo ni a sus compañeros.
Para facilitar las nuevas incorporaciones en este contexto, hay que contar con un método eficaz de «remote onboarding». Por ello la firma Personio, plataforma en la nube de Recursos Humanos, apunta varias claves principales para que el tándem trabajador-empresa siga funcionando en las nuevas circunstancias que nos acompañan:
- Comunicación: para muchos empleados tener que trabajar desde casa debido a las limitaciones de movilidad actuales puede ser una situación tensa. Por eso con el fin de aliviar sus temores es importante que el equipo de RRHH mantenga un estrecho contacto con los nuevos trabajadores y les informe abiertamente de la situación. Para evitar que se preocupen, lo ideal es anticiparse. Por ejemplo, el gerente o el responsable de RRHH puede enviar un correo electrónico o un breve vídeo respondiendo a las preguntas más importantes y dando la bienvenida a los recién llegados a la empresa.
- Configurar de antemano los equipos: para no abrumar al nuevo integrante lo ideal es que reciba su portátil con todo el software y las herramientas necesarias (incluida la VPN) ya instalados, dado que desde casa será más complejo pedir ayuda al departamento informático de la empresa.
- Organizar sesiones de formación: se debe preguntar siempre al nuevo empleado, antes del primer día, si conoce las herramientas de reunión y chat más comunes. Hay que organizar formaciones antes de que empiecen a trabajar para que todos puedan participar en las reuniones virtuales de presentación o elaborar guías rápidas con las principales funciones de cada herramienta. No todos cuentan con estos conocimientos.
- Ofrecer una incorporación personalizada: se debe promover el intercambio de información entre RRHH, los gerentes y los nuevos compañeros tan a menudo como sea posible. Hay que tener en cuenta que las presentaciones que antes se realizaban en persona, ahora se hacen a través de un portátil. Por ello, es recomendable fomentar el contacto con el equipo ya sea a través de cafés, almuerzos o cervezas virtuales.
- Designar a un mentor para mantener la cercanía: dicho mentor ayudará al nuevo empleado durante la incorporación y pondrá a su disposición todos sus consejos, experiencia y habilidades. En el contexto actual, trabajando desde casa, esta figura adquiere aún más importancia. No se trata únicamente de un compañero emocional, sino que también será el encargado de presentar al resto de equipos y dar a conocer la cultura de la empresa.