El 35% de las empresas españolas sigue gestionando los turnos con Excel, pese al impulso de la IA en RR.HH.
Una de cada tres empresas en España continúa organizando los turnos de trabajo mediante Excel u hojas compartidas. Así lo refleja el informe “Hot Topics RRHH”, impulsado por Sesame, que ha recabado la opinión de más de 570 líderes del área en el mercado español.
En concreto, el 34,9% de las compañías encuestadas reconoce que sigue utilizando herramientas no especializadas para planificar los turnos. Solo el 31,6% afirma contar con una plataforma específica para esta función, mientras que un 6,3% admite no disponer de ninguna herramienta para gestionar la planificación.
Según el estudio, el avance hacia la digitalización en este ámbito es desigual, lo que mantiene a muchas organizaciones expuestas a errores de solapamiento, repartos poco equitativos de horas y descansos, sobrecostes derivados de horas extra no previstas y una trazabilidad limitada ante cambios de última hora. Esta situación, advierten desde Sesame, incrementa el riesgo en caso de inspecciones y dificulta el cumplimiento de convenios y normativa laboral.
Además del impacto legal y organizativo, la gestión manual de turnos repercute en la operativa diaria y en la experiencia del empleado, especialmente en entornos con equipos distribuidos, turnos rotativos o picos de demanda. La falta de automatización complica la coordinación y puede generar tensiones internas vinculadas a la percepción de inequidad.
El informe también pone el foco en las prioridades estratégicas del área de Recursos Humanos. La Inteligencia Artificial encabeza la agenda del 71% de los equipos, por delante de la cultura y el compromiso (54%) y de People Analytics (48%). Sin embargo, su adopción práctica sigue siendo limitada: solo el 15% la utiliza de forma habitual en procesos como el reclutamiento, un 30% la aplica en algunas fases y un 43% aún no ha iniciado su implementación.
Desde la compañía señalan que el salto desde hojas de cálculo a soluciones especializadas permite parametrizar reglas de convenio y límites legales, equilibrar cargas de trabajo con criterios objetivos, automatizar coberturas y permutas, y conectar la planificación con el registro horario y la gestión de nómina para evitar descuadres. Asimismo, facilita la centralización de la información, el control de permisos y la auditoría de cambios, mejorando la seguridad y la calidad del dato.
“Planificar turnos con Excel en 2026 es como gestionar la producción sin inventario: se puede, pero a costa de eficiencia, equidad y seguridad jurídica. Las compañías que profesionalizan esta función ganan tiempo operativo, reducen errores y mejoran la predictibilidad para los equipos”, afirma Tiago Santos, VP of Community & Growth en Sesame HR.
Los datos evidencian que, mientras la IA y la analítica avanzada ocupan titulares y planes estratégicos, procesos críticos como la planificación de turnos siguen siendo una asignatura pendiente en una parte significativa del tejido empresarial español.
