Con presencia en múltiples regiones y un equipo en constante expansión, IVI RMA Global Education – institución educativa especializada en medicina reproductiva – necesitaba una solución formativa escalable, flexible y personalizada. De la mano de Actua y la plataforma Totara, han logrado transformar su modelo de formación interna y externa, integrando tecnologías como SAP, Teams e IA, y adaptando la experiencia a cada perfil profesional.
Con Diego García Fabra, Digital Learning Manager, y Miguel Tablado, Global Chief Education Officer, en IVI RMA GLOBAL EDUCATION; Alix Borregales y David Lázaro, Learning Solutions Consultants en ACTUA
🔴 ¿Cómo fue el planteamiento inicial del proyecto y qué necesidades concretas detectó IVI RMA Global Education?
Diego García: Partíamos de un sistema más limitado, que no ofrecía un entorno personalizado y que dependía de herramientas externas y conexiones vía LTI para acceder a todas las funcionalidades que necesitábamos. Tras la expansión internacional de IVI RMA Global necesitábamos un entorno multitenant para que cada región tuviera su independencia, pero dentro de una plataforma global. La relación con Actua comenzó a mediados de 2024. Conocía los beneficios de Totara y se adaptaba a lo que queríamos, sobre todo, a nivel de funcionalidad interna. Además, nos permitía una customización muy amplia. Contamos con diferentes marcas, lo que implica no solo un look & feel diferenciado, sino también procesos y metodologías diferentes.
Miguel Tablado: Necesitábamos un equipo capaz de mantener un ritmo constante de actualizaciones, ya que la estructura de IVI RMA está en continua evolución. En solo cinco años hemos pasado de 1.000 a 5.000 empleados y hemos ampliado nuestra presencia a cuatro regiones. Nuestra intención es seguir creciendo, aunque desconocemos cuáles serán las necesidades concretas de las nuevas clínicas. Por eso, buscábamos un sistema robusto, capaz de soportar un alto volumen de usuarios concurrentes y, al mismo tiempo, facilitar la integración con otros sistemas. La formación de onboarding que ofrecemos a través de IVI RMA Campus NEO es fundamental para la integración de nuevas clínicas.
🔴 ¿Cómo lograron personalizar la experiencia formativa para cada tipo de usuario?
Alix Borregales: El análisis inicial de sus procesos —identificando necesidades, flujos y puntos de dolor— fue clave para diseñar una experiencia formativa personalizada para cada usuario. Gracias a esa fase, en Totara Learn implementamos audiencias dinámicas y una estructura multitenant que habilita la gestión local para diferentes mercados, de forma que cada usuario accede únicamente a los contenidos pertinentes a su rol y ubicación geográfica.
Igualmente, configuramos paneles de control e informes adaptados a cada perfil. Como resultado, cada rol dispone de sus propias métricas y herramientas: por ejemplo, un jefe de equipo puede acceder a reportes específicos de su personal, mientras que un empleado ve su historial formativo, insignias y certificados en su dashboard. Además, capacitamos al equipo de IVI RMA para administrar estas segmentaciones de manera autónoma en el futuro, asegurando que la plataforma pueda evolucionar.
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