El 70% de los datos críticos de una empresa pasan por los sistemas de nóminas. Salarios, beneficios, información fiscal, registros horarios o centros de costes convierten a la nómina en uno de los mayores repositorios de información sensible y estratégica de las organizaciones. Sin embargo, este potencial sigue infrautilizado.
Así lo pone de manifiesto el nuevo estudio de Forvis Mazars, Compliance, accuracy and visibility: the 3 non-negotiables in modern European payroll, que analiza cómo la gestión de nóminas está dejando de ser una función meramente operativa para convertirse en una palanca clave de crecimiento, confianza y gobernanza del dato.
El informe, elaborado en colaboración con Transiris, destaca que muchas organizaciones todavía no explotan esta información de forma estratégica. Cuando se integran correctamente, estos datos pueden aportar valor en ámbitos como la planificación de la plantilla, la gestión del riesgo o las previsiones financieras. Sin embargo, la falta de automatización y de interoperabilidad entre sistemas incrementa la fragmentación de la información y los riesgos de seguridad.
A pesar de este potencial, cerca del 60% de las empresas percibe una calidad de servicio inconsistente por parte de sus proveedores de nóminas, y solo el 17% ha implantado sistemas automatizados de supervisión del cumplimiento normativo. Aunque el 45% de los líderes identifica la optimización de procesos y la reducción de costes como retos prioritarios, menos de uno de cada cinco ha dado el paso hacia soluciones de control automatizadas.
Del cumplimiento normativo a una ventaja competitiva
La complejidad regulatoria sigue siendo uno de los principales retos. El 60% de los responsables de nóminas afirma tener dificultades para mantenerse al día con los cambios en la legislación laboral, y el 62% señala las frecuentes actualizaciones normativas como un problema operativo recurrente. En entornos multinacionales, esta dificultad se multiplica debido a la diversidad de normas, plazos y formatos de reporte, lo que convierte el conocimiento local en un factor indispensable.
Casi la mitad de las organizaciones (48%) reconoce que el cumplimiento normativo es decisivo a la hora de optar por la externalización de la nómina, mientras que el 53% confía directamente en proveedores externos para garantizar precisión y cumplimiento. Un porcentaje idéntico recurre además a asesores legales y fiscales para interpretar correctamente la normativa.
“Detrás de cada nómina hay una cifra que puede generar o romper la confianza. La gestión de las nóminas es un terreno rico en datos en cualquier organización, ya que contiene información crítica tanto para Recursos Humanos como para Finanzas. Cuando las cifras son precisas, acordes y visibles, la nómina deja de ser un proceso y se convierte en una fuente estratégica de análisis para toda la empresa”, subraya Yolanda Díaz, socia responsable de Payroll de Forvis Mazars en España.
Precisión y control: la base de la confianza del empleado
La precisión continúa siendo la expectativa principal tanto para empresas como para empleados. Casi una de cada tres organizaciones admite haber sufrido errores en el cálculo de nóminas, y una de cada cinco reconoce que estos fallos han afectado negativamente a la confianza de la plantilla. En un mercado laboral altamente competitivo, donde la retención del talento y la reputación corporativa son factores críticos, un solo error puede tener un impacto desproporcionado.
Para mitigar estos riesgos, muchas compañías están reforzando sus mecanismos de control interno. El 47% de las organizaciones realiza auditorías periódicas de nóminas y el 43% cuenta con equipos internos dedicados a mejorar el control y la transparencia. Este refuerzo está elevando la visibilidad de la función de nóminas a nivel directivo, al considerarse un elemento clave para la fiabilidad organizativa y la integridad de la marca empleadora.
En paralelo, la entrada en vigor de la Directiva europea de transparencia salarial (2023/970) y su adaptación a las normativas nacionales, como en el caso de España, están reforzando el papel estratégico de los departamentos de nóminas. El 45% de los responsables de RR.HH. identifica la remuneración como uno de sus principales retos, y el 51% de las organizaciones cambiaría de proveedor para recibir un mayor apoyo en materia de cumplimiento.