Ocho claves para una implantación exitosa de soluciones RPA en RRHH

La implantación de soluciones RPA en  el sector de RRHH proporciona muchas ventajas, pero hay que tener en cuenta ciertos aspectos fundamentales, según apuntan diversos expertos del sector.

Recurso Ordenador RRHHSegún el informe “La robotización de RRHH en las empresas españolas”, elaborado de forma conjunta por Meta4 A Cegid Company y Future for Work Institute (FFWI) y con la participación de Capgemini, everis, EY, IBM, Konecta, Prosegur y Uipath, para implantar soluciones RPA (Robotic Process Automation) en el ámbito de los RRHH es necesario tener en cuenta una serie de aspectos clave.

1.Alineación con la hoja de ruta de automatización de la organización: Como punto de partida, es fundamental alinear los objetivos de la iniciativa RPA con los objetivos estratégicos de la organización y con la hoja de ruta de automatización (EAR). Asimismo, además de buscar el mayor retorno en términos de eficiencia, será muy importante detectar aquellas áreas de la compañía donde exista una mayor receptividad por parte de los usuarios a la adopción de nuevas tecnologías.

2. Selección del proceso a automatizar: Para seleccionar el proceso a automatizar es necesario entender el funcionamiento y los límites de la herramienta RPA, ya que estas soluciones no son extrapolables a todos los problemas existentes en la compañía. Por tanto, para escoger eficazmente los procesos proclives a automatizar, es necesario poseer una visión clara del proceso de principio a fin, incluyendo tiempos, ramas del proceso y excepciones, con el fin de entender qué se puede estandarizar. A su vez, la identificación de pequeños ajustes o la aplicación de reingeniería en los procesos antes de robotizar, también puede aportar un gran valor.

3. Selección de la tecnología: A la hora de seleccionar la tecnología RPA más adecuada, es recomendable tener en cuenta una serie de requisitos fundamentales como la capacidad de integración con otras herramientas que aporten valor al proceso, la escalabilidad de cara a aumentar la capacidad de los procesos automatizados, la facilidad de uso tanto para los consultores que automaticen los procesos como para los usuarios, así como la seguridad de la herramienta.

4. Selección del partner: En caso de que la empresa no disponga de los recursos internos necesarios para llevar a cabo el proyecto, es fundamental apoyarse en un partner estratégico con experiencia en implantación de soluciones RPA y en los procesos a automatizar. Dependiendo del alcance del proyecto, se puede plantear la externalización completa de los procesos automatizados, apoyándose en un partner que ofrezca también servicios de Business Process Outsourcing (BPO). En cualquier caso, la selección del socio adecuado no eliminará la necesidad de asegurar el alto grado de compromiso del equipo de IT de la empresa con el proyecto de implantación del RPA.

5. Definición del ‘Business Case’: Habitualmente, los proyectos con tecnologías de este calado suelen ir precedidos de un ‘business case’ mediante el cual se justifica la inversión a realizar y que debe contemplar no sólo el coste total de operar el proceso, sino los beneficios derivados de gestionar los procesos de manera más eficiente, rápida y segura.

6. Gestión de las expectativas de los usuarios: Como en cualquier proyecto de cambio tecnológico, la gestión de expectativas y la facilitación del proceso de asimilación de la nueva tecnología son fundamentales para el éxito. Será necesario, por tanto, gestionar cuidadosamente los mensajes a los empleados involucrados, incluso antes del inicio del proyecto, y gestionar las posibles resistencias. Y, por supuesto, debemos asegurar que el proyecto cuente con el apoyo de los sponsors adecuados.

7. Implantación progresiva: Los expertos participantes en el estudio coinciden en la conveniencia de empezar con proyectos cortos (Proof of Concept) que permitan verificar y demostrar la fiabilidad técnica de la solución e identificar de manera temprana los problemas técnicos que pueden surgir. Asimismo, comenzar con tareas simples también permitirá conocer la tecnología y resolver los problemas de implantación. Una vez que se hayan lanzado con éxito los primeros bots más enfocados hacia tareas puntuales, se podrá trabajar posteriormente en bots más complejos capaces de integrarse con un mayor número de sistemas y que resuelvan tareas más extensas.

8. Gobierno y mantenimiento de las soluciones: Para finalizar, resultará clave definir los nuevos roles y responsabilidades, así como los nuevos procesos de gestión, el modelo de operación, los planes de continuidad del negocio, y una estrategia clara para el soporte y mantenimiento de los robots.