La inminente actualización normativa sobre registro horario abre un escenario complejo para las organizaciones, que deberán reforzar sus sistemas de control de jornada en un entorno marcado por la incertidumbre técnica y regulatoria. Esta fue la principal conclusión de la primera sesión Labour Corner, organizada por Grant Thornton bajo el título “El registro horario 2025: cómo afrontar la normativa que viene”.
Los expertos de la firma advierten que, más allá del cumplimiento formal, la combinación de nuevos criterios de la Inspección de Trabajo y la reciente jurisprudencia del Tribunal Supremo obliga a diseñar sistemas de registro con una visión estratégica: jurídicamente sólidos, operativamente eficientes y respetuosos con los derechos de las personas trabajadoras.
El registro horario no solo responde a una obligación legal, sino que constituye una herramienta clave para mejorar la organización del tiempo de trabajo. “La OIT ya advierte de que el registro horario tiene un impacto directo en la vida cotidiana de las personas trabajadoras. A partir de las 50 horas semanales la productividad cae en picado”, señaló Marga Guitart, abogada laboralista de Grant Thornton.
Un diseño adecuado del sistema —apuntaron los expertos— contribuye a reducir presentismo, absentismo y horas extra no planificadas, además de disminuir litigios gracias a la trazabilidad de los datos. Recordaron asimismo que el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligatoriedad del registro, cuyo incumplimiento puede conllevar sanciones de hasta 7.500 euros. La normativa exige también disponibilidad inmediata de los registros, conservación durante cuatro años e identificación clara de jornada, inicio, fin y pausas.
El gran desafío: un registro obligatorio, digital y aún por definir
Uno de los puntos críticos abordados fue la futura aprobación del nuevo Real Decreto, que fijará un registro digital, objetivo, fiable y accesible. Sin embargo, la ausencia de un desarrollo técnico detallado introduce un elevado grado de incertidumbre para las compañías.
Ante este escenario, Grant Thornton recomienda no esperar. “Lo prioritario es asegurar la identificación de la persona, la jornada prevista, el inicio y fin por hora y minuto, y las pausas que no computan”, indicó Javier Sáez García, Asociado Senior de Laboral. Añadió que el sistema deberá contemplar horas extra o complementarias, mecanismos de compensación, medidas de conciliación y plena trazabilidad de cambios.
El modelo exigirá, además, accesibilidad para cada persona trabajadora y la representación legal, entrega de un resumen mensual junto con la nómina y custodia de los datos durante cuatro años. Todo ello con un elemento transversal clave: la protección de datos. Los expertos subrayaron que deben evitarse datos biométricos y que el diseño del sistema debe alinearse desde el inicio con el delegado de protección de datos. En paralelo, la correcta definición del “tiempo de trabajo efectivo” requiere parametrizar situaciones complejas como pausas, desplazamientos, disponibilidad, teletrabajo, modelos híbridos o desconexión digital.
La sesión también repasó las decisiones judiciales más recientes, incluidas sentencias de 2025 sobre pausas en servicios de urgencia y desplazamientos, así como la doctrina del TJUE de 2019 que exige sistemas objetivos, fiables y accesibles.
Marco europeo
Por otra parte, Grant Thornton presentó una comparativa europea que confirma una clara tendencia hacia registros digitales con alta trazabilidad y mayores garantías de consulta. No obstante, persisten diferencias significativas en plazos de conservación y regímenes sancionadores: Alemania exige un registro electrónico con sanciones de hasta 30.000 euros; Francia impone multas de hasta 3.750 euros por empresa; y Suecia limita su obligatoriedad a horas extra y tiempos de guardia, permitiendo su negociación en convenios.
“En España se anticipan campañas de Inspección y un posible endurecimiento sancionador”, advirtió Georgina Gri, Asociada Senior de Laboral de Grant Thornton. “La recomendación es acreditar diligencia desde ahora con sistemas digitales, trazabilidad, protocolos claros con la representación legal y alineamiento con nómina, incluso antes de que se concreten los requisitos técnicos”.