Después de un año de teletrabajo, los profesionales que trabajan en oficina solicitan a sus empresas mantener esta fórmula, pero también volver a unos espacios de trabajo diferentes, adaptados a los nuevos tiempos y que les permitan realizar una serie de tareas que, ejecutadas desde sus casas, no facilitan la productividad y afectan a la conciliación, según un estudio de Grup Efebé.
Esta es una de las conclusiones que ofrece el ‘Barómetro Grup Efebé 2021: Teletrabajo y la necesidad de repensar el Espacio Oficina’, que ha presentado esta empresa especializada en el diseño, adecuación y mantenimiento de espacios de trabajo. El propósito de esta investigación no es sólo saber cuál ha sido el impacto del teletrabajo en el espacio oficina, sino entender cuál va a ser el rol, diseño y especificidades que van a tener que ofrecer las oficinas a partir de ahora.
La investigación para Grup Efebé ha sido realizada por la consultora Táctica Investigación Estratégica sobre una muestra de 896 profesionales, de entre 20 y 65 años, todos ellos empleados de oficina en municipios españoles de más de 200.000 habitantes. Algunas de sus conclusiones son:
1. El teletrabajo deja de ser tabú: Al menos un 58 % de empresas se han visto inmersas en la obligación de conceder algo que para ellos era un tabú: confiar en que el trabajador es capaz de trabajar de forma autónoma. Antes de la llegada del Covid-19, sólo un 33,5% de los empleados de oficina tenía experiencia en teletrabajo, pasando a un 72,8% en enero de 2021. Del mismo modo, la media de días teletrabajados en nuestro país ha pasado de 0,7 por semana antes de marzo de 2020 a 2,8 a enero de 2021. Antes del Covid-19 era la microempresa la que tenía mayor cultura de teletrabajo y en formato más flexible, frente a la gran empresa, con menos penetración de esta modalidad y siempre sobre protocolos más rígidos. La experiencia final ha supuesto un cambio en las posiciones de partida en un amplio espectro de empresas: el 77% de las empresas valoran esta experiencia como satisfactoria y el 73% consolidarán la modalidad de teletrabajo -mantendrán unos mínimos teletrabajo aproximadamente 2 días semana-.
2. El teletrabajo, una experiencia no del todo satisfactoria: Para un 76% de los empleados de oficina que han teletrabajado, el teletrabajo no ha sido una experiencia totalmente satisfactoria, dándose una situación ambivalente. Trabajar desde casa ofrece elementos positivos: el menor riesgo de contagio, mejor organización del tiempo y especialmente ahorro tiempo/dinero en desplazamientos. Pero el teletrabajo también comporta otras ineficiencias en determinadas tareas profesionales que sólo pueden obtenerse en las oficinas, como por ejemplo el trabajo en equipo, las limitaciones técnicas o el aislamiento necesario. Así llegamos a otro dato concluyente del ‘Barómetro Grup Efebé 2021: Teletrabajo y la necesidad de repensar el Espacio Oficina’: sólo un 11,7% de los entrevistados preferiría trabajar en remoto full time, renunciando completamente a la oficina, y para el 88,3% restante la oficina sigue ofreciéndole ventajas. Mientras que sólo un 9% de trabajadores quieren estar presentes en la oficina 5 días a la semana, el 91% esperan que se dé una consolidación futura mixta de trabajo, combinando entre 2/3 días de trabajo desde casa y/o desde la oficina.
3. Simbiosis entre la percepción de empleados y empleadores: El estudio también señala una alta correspondencia y simbiosis entre el sentimiento de satisfacción entre empleado y empleador en relación a la experiencia de teletrabajo hasta ahora. En ambos lados sólo se observa entre un 6 y 8% de insatisfacción, respectivamente. Otro dato relevante es que el 89% de trabajadores confía que su empresa mantendrá ciertas cuotas de teletrabajo y que el teletrabajo no ha sido una mera medida temporal.
4. Cambio en las prioridades en el espacio de trabajo en la oficina: La investigación también apunta que entre los profesionales que mayor experiencia tienen en el teletrabajo se da una mayor demanda de transformación de los espacios oficina. El 63% señala que es necesario realizar cambios más allá de un espacio seguro, complementario/alternativo y de usos “aleatorios”, sino que ya apuntan hacia la oficina como espacio “especializado” para realizar determinadas tareas que en casa – teletrabajando – no se ejecutan de forma tan satisfactoria. Hasta ahora las prioridades exigidas a un espacio oficina, y más durante el periodo Covid-19, han tenido que ver con el bienestar ambiental y la salud. A partir de ahora las prioridades y las demandas de transformación de las oficinas son de un corte más racional y apuntan a resolver de forma integrada la funcionalidad del espacio dependiendo del tipo de actividad y las herramientas que se utilizan. De este modo surge un clúster que integra diversas prioridades: conectividad, dispositivos (hard/soft), acústica-insonorización, distancia entre personas, rendimiento y productividad, y la polivalencia de espacios. Elementos que pasan a conformar un concepto híbrido: ergonomía del espacio, clave para repensar el espacio y la función de una oficina.
5. Repensar el espacio de trabajo/oficina. ¿Con qué función?: El Barómetro concluye que, en ese mix semipresencial/semi remoto y esta nueva lógica sobre qué tareas es mejor realizar dentro del espacio oficina y qué tareas fuera de éste, la oficina física sigue jugando un papel clave. De este modo:
• El trabajo individual y de concentración (individual thinking) se perfila como el tipo de tarea más idóneo para realizar fuera de la oficina.
• La oficina debe proporcionar más espacio de trabajo compartido. Concentrar menos tiempo dedicado a tareas individuales y facilitar preferentemente el networking, el trabajo en equipo, y la cocreación.
• Y ofrecer un nuevo espacio “especializado” para realizar determinadas tareas que en casa, teletrabajando, no se ejecutan de forma satisfactoria. Ahí toma especial importancia el silencio y los recursos para la conectividad/trabajo en remoto
6. Las empresas deben promover la conveniencia de volver a la oficina: Esta nueva organización del trabajo la tiene que liderar la empresa. Debe ser la encargada de dirigir, asentar criterios y fortalecer una cultura mixta de trabajo que sea beneficiosa para ambas partes. Una nueva organización del trabajo que combine trabajo en remoto en casa y trabajo en remoto o presencial en oficina. Con todo, las oficinas no sólo tendrán que ofrecer algo que sea distintivo, seductor y friendly para que el empleado desee volver a la oficina. La empresa tendrá que redefinir un espacio práctico, funcional e idóneo para la ejecución de determinadas funciones que en casa no se realizan de forma eficiente. Estos cambios deben agilizarse, ya que para el mes de septiembre se prevé una mayor normalización sanitaria y el retorno generalizado a las oficinas. Y por ahora sólo un 26% de las oficinas ha realizado cambios o remodelaciones en su espacio, que no han ido más allá de ser medidas reactivas y provisionales ligadas a la actual situación sanitaria.