El onboarding en RRHH en 5 pasos

Por Beatriz García Bustamante, Key Account Manager de Seresco

La semana que viene se incorpora un nuevo compañero al trabajo. Supongo que a casi todos os habrá pasado que en el transcurso de vuestra vida laboral se hayan ido incorporando nuevos compañeros a vuestras oficinas, despachos o lugares de trabajo. Y, ¿recordáis cómo fue esa entrada? ¿Y la vuestra? ¿Cómo os sentisteis?

Pues bien, esto tiene mucha más importancia de la que nos hubiésemos imaginado y, como tal, los departamentos de RRHH deben preparar el recibimiento de esta persona a la empresa.

Esta incorporación es lo que llamamos hoy en día onboarding y bien realizada significará tener un empleado contento, que llevará, a futuro, a una mayor productividad, en contraposición de aquel cuyo recibimiento dejó mucho que desear.

La incorporación es el siguiente paso natural después de contratar a un nuevo empleado y determinará significativamente el curso de su carrera dentro de su organización. Agregar un nuevo miembro al equipo significa incorporar un nuevo conjunto de talentos y habilidades que contribuirán al éxito de una organización.

Sin embargo, para que los empleados prosperen, necesitan sentirse cómodos y apoyados en su lugar de trabajo. La incorporación es un paso fundamental, ya que presentará al nuevo empleado el trabajo que realiza, pero también la cultura a la se va a unir.

Algunos pasos para realizar este onboarding y que sea un éxito son los siguientes: 

1.- Emparejamiento: Al llegar el nuevo empleado se puede sentir muy solo y para que esto no ocurra deberíamos emparejarlo y buscarle un amigo para que lo ayude en sus primeras semanas y así comenzar a construir conexiones entre el equipo desde el primer día. Introducir al nuevo colaborador en un grupo grande de personas sin un “guía” que le vaya ayudando no es un buen comienzo. La asignación de un socio individual al principio ayuda a facilitar la incorporación del nuevo empleado a la dinámica del equipo. Esto puede ser muy útil para los empleados con discapacidades y diferentes necesidades para evitar la sobrecarga mientras se  adaptan a un nuevo entorno. El mentor o guía tiene como misión mostrarle al nuevo empleado la oficina, explicarle las políticas y procedimientos de la empresa y ayudarle a familiarizarse con la cultura de la organización. Por supuesto este amigo que hemos buscado para el proceso de onboarding debe cumplir una serie de características:

● Capacidad y voluntad de orientar a otras personas

● Conocer el trabajo que va a desempeñar el nuevo trabajador

● Tener excelentes habilidades interpersonales y de comunicación

● Tener tiempo para interactuar con el nuevo empleado, resolverle las dudas y preguntas que vayan surgiendo

Para ser una fuente de información confiable, un compañero debe exhibir los valores de su organización y estar familiarizado con sus estructuras formales e informales. Los empleados actuales deberían ser los defensores más importantes. Por lo tanto, en todo el proceso del onboarding se les debe incluir, ya que pueden mostrar mejor al nuevo miembro de qué se trata su organización y cuál es su cultura.

2.- Mezclar capacitación formal e informal para unir a los miembros del equipo: Cuando nuevos empleados se unen a la empresa, el departamento de RRHH debe plantear un programa de capacitación para aprender todo lo relacionado con su función y el negocio. Pero todo este proceso puede llegar a ser un poco tedioso. Por eso es una buena idea mezclar lo formal con lo informal para hacerlo más ameno y divertido. La capacitación formal implica procedimientos y tareas organizados que ayudan a los nuevos empleados a adaptarse a sus nuevos roles. En la formación formal, los nuevos empleados suelen estar separados de los trabajadores existentes para que puedan participar en actividades coordinadas de orientación, socialización y formación en el aula. Además de abordar las habilidades técnicas, el programa de capacitación formal debe enseñar a los nuevos empleados cómo mantenerse productivos y comprometidos en la empresa. Con respecto a la parte informal de esta capacitación, algunas ideas para llevar a cabo pueden ser:

● Reunión personalizada e improvisada con el director ejecutivo y los nuevos colegas

● Seguimiento de trabajos

● Actividades menores para comenzar en la organización, como recibir equipos.

● Envío de algún obsequio de bienvenida a los nuevos empleados.

● Enviar correos electrónicos y llamadas informales para aumentar el entusiasmo.

Tanto la capacitación formal como la informal ayudan a garantizar que el nuevo empleado tenga las habilidades y los conocimientos relevantes para su nuevo trabajo.  Las conversaciones informales podrían permitir que sus empleados se sinceren sobre sus antecedentes, pasatiempos, experiencias o intereses comunes. Y aunque quizá esto no tenga un impacto directo en su desempeño, estas curiosidades podrían proporcionar información valiosa para su equipo sobre cómo comunicarse mejor y generar nuevas ideas, crear posibles nuevas colaboraciones y fortalecer los vínculos en el equipo.

3.- Ir rotando al nuevo empleado a través de diferentes departamentos o equipos: La diversidad en el lugar de trabajo mejora la capacidad de innovación y el compromiso de los empleados de su empresa, pero para aprovecharla al máximo, sus empleados deben  aprender unos de otros y colaborar. Una vez que los nuevos empleados sepan en qué proyectos trabajarán, es hora de saber con quién trabajarán. Si la empresa es lo suficientemente grande con varios departamentos, la construcción de relaciones debería ser una parte esencial de la incorporación. Durante los primeros días del trabajo del nuevo empleado, se debería programar reuniones de presentación con diferentes departamentos. Presentar a los nuevos empleados a la mayor cantidad posible de personas en su empresa puede ayudar a obtener «una visión general» y de cómo será su trabajo.  Puede hacer la presentación de varias formas como introducir la noticia en el panel de control del portal del empleado, o enviar un email a sus empleados contando quién se acaba de incorporar. El siguiente paso es convocar una reunión informal donde los nuevos empleados puedan interactuar con los trabajadores existentes.

4.- Preguntar con frecuencia a los nuevos empleados su opinión y comentarios: En su mayor parte, el proceso de onboarding implica el flujo de información de la organización al nuevo empleado, pero también debemos preguntarle por su feedback. Se podría realizar, por ejemplo, una encuesta para recopilar esta información. También se puede solicitar a los nuevos empleados que den sus comentarios directamente al equipo de personas, al representante de la empresa o al líder a cargo del proceso de incorporación.

5.- Incorporación de empleados remotos: Todo esto funciona para el onboarding de los empleados en un lugar físico, pero gracias a las tecnologías, si la incorporación es de un colaborador cuyo trabajo será en remoto, también pueden valer las anteriores recomendaciones sólo que todo de manera virtual. La tecnología ha permitido a las empresas acceder a grupos de talentos a los que antes no podían acceder. Al mismo tiempo, ha creado oportunidades de empleo para personas que no pueden acceder a entornos laborales tradicionales. Los sistemas internos de la empresa, como las herramientas de comunicación, los tableros de mensajes, las aplicaciones, los portales, las intranets y otros, pueden ayudar al candidato a comprender toda la información que necesita para comenzar con éxito su trabajo.

La incorporación es tan importante como la contratación, por lo que todas las empresas deben planificarla. La calidad del proceso de incorporación puede influir en el desempeño del nuevo empleado e incluso en la lealtad a la empresa. Un proceso de onboarding agradable permite a los empleados adaptarse más rápidamente a sus nuevas funciones y ofrecer un trabajo de mayor calidad. Por tanto, debemos cuidar al máximo los procesos de onboarding. 

Yo estoy segura de que mi nuevo compañero se sentirá estupendamente porque ya está todo listo para su llegada. Y un compañero feliz hará un entorno de trabajo alegre, dinámico y, por supuesto, productivo. ¡Feliz onboarding!