Naturgy ha puesto en marcha un nuevo plan, de la mano de Microsoft, para la transformación digital del puesto de trabajo de sus casi 11.000 empleados. Con el objetivo de fomentar hábitos colaborativos y modelos de relación más flexibles, el área de Tecnología de la Información y el área de Personas de Naturgy han dado vida al proyecto “digitalteam”.
El grupo Naturgy ha elegido la nube de productividad Microsoft 365 para simplificar la gestión de TI, algo clave en una organización que opera en un sector crítico como el energético y con un desarrollo de actividad en 28 países en todo el mundo. En este sentido, la adopción de Microsoft 365 y herramientas en la nube como Teams, PowerBI y PowerApps permite a la empresa contar con un entorno de colaboración moderno, eficiente y con una alta automatización de tareas.
Con Microsoft Teams, Naturgy ha conseguido fomentar el trabajo en equipo más allá de los departamentos reforzando el vínculo entre profesionales de diferentes unidades, por ejemplo, mejorando el flujo de trabajo durante el lanzamiento de un producto o un servicio entre áreas de Ventas, Marketing, Proyectos, Compras, IT.
De este modo, Teams se ha convertido en un canal de comunicación con la red externa y también ha ayudado en la gestión de la información, centralizando y compartiendo los datos en un único repositorio seguro, evitando así el trasiego de archivos y las colas interminables de correos electrónicos.
Carmen Fernández, Directora de Talento Directivo y Cultura de Naturgy, explica que “Microsoft Teams nos permite ofrecer a los empleados una experiencia digital que les facilita el trabajo en equipo, la conexión y colaboración, así como la agilidad en el seguimiento de los proyectos. Es una experiencia atractiva, que fomenta el cambio de hábitos, pero por sí sola no basta. Hay que trabajar la pieza clave, es decir, la motivación de cada profesional para cambiar”.
Además de soluciones como Teams y Sharepoint, incluidas en Microsoft 365, Naturgy cuenta también con el servicio de análisis de negocio Power BI. Esta herramienta de control y seguimiento de calidad recoge información detallada procedente de múltiples fuentes de datos y facilita la toma de decisiones rápidas e informadas. De esta manera, Naturgy organiza su red a través de un sistema de gobernanza y seguridad, que transforma los datos en objetos, facilitando el análisis de KPIs estratégicos de cada unidad y departamento.
Una digitalización creciente
El proyecto «digitalteam» pone en el centro al empleado, ofreciéndole herramientas que impactan positivamente en el desempeño de las labores diarias. De ahí que Naturgy haya estructurado el despliegue del plan por fases, incluyendo la figura del influencer y de la comunidad de aprendizaje.
Los influencers son 650 empleados que se han convertido en embajadores del proyecto, gracias a su compromiso con la formación continua de las personas. De este modo, Naturgy ha conseguido accionar el cambio de hábitos en la empresa. Los datos lo corroboran ya que, a cierre del primer trimestre de 2020, el 82% de la compañía estaba usando ya Microsoft Teams como herramienta de conexión y de trabajo en equipo, mientras que semanalmente se están realizando más de 60.000 reuniones de Teams, se están enviando 500.000 mensajes de chats y se están sincronizando en la nube más de 2.300.000 ficheros.
Los empleados se pueden sumar a una comunidad de aprendizaje que provee formación, tanto a través de canales específicos de autoaprendizaje y resolución de dudas, como con sesiones en directo. Para la formación -combinando in situ y online-, Naturgy, con el apoyo de Microsoft, ha organizado Digital Corners, donde los influencers han dado a conocer las nuevas tecnologías adoptadas. Además, se realizan acciones de formación continua para las recomendaciones de uso, actualizaciones y monitorización sobre el uso de las diferentes tecnologías.
En opinión de Vicente Gramuntell, director de Operaciones del área de Clientes y Mercados de Naturgy, “desde la creación de la dirección de Operaciones nos embarcamos en un proceso de transformación digital, y el proyecto digitalteam ha sido una pieza clave. Empezamos simplificando y eliminando trámites que no aportaban valor, para posteriormente digitalizar procesos. En noviembre de 2019, incorporamos en nuestro día a día “Teams”, aunque, como en todo cambio, había un porcentaje importante de escépticos. Sin embargo, el liderazgo y el empeño que pusimos para movilizar a la organización junto con la potencialidad de la herramienta han permitido que estuviéramos familiarizados en el uso de Teams antes de la Covid-19“.
La nube habilita el trabajo colaborativo
El Covid-19 no ha parado las actividades de Naturgy ya que, gracias a la nube, ha podido adaptarse a las necesidades del trabajo a distancia de la casi totalidad de su plantilla. Según Rafael Blesa, Director de Tecnología de la Información, “las soluciones de Microsoft nos permitieron adaptarnos en muy pocos días a la necesidad de trabajo en remoto derivada de la Covid-19. El uso de Teams nos ha permitido estar conectados y acercarnos a las personas con las que trabajamos día a día y esto tiene un valor incalculable en momentos tan especiales”.
Durante el periodo de confinamiento, se han realizado acciones de gran alcance que han reforzado el uso de Teams. Entre ellas, destacan las comunicaciones desde Presidencia donde Francisco Reynés, presidente de la compañía, realiza Live Events, de forma periódica, para comunicar novedades a la compañía y la situación actual.
La pandemia tampoco ha paralizado la formación en Naturgy. La Universidad Corporativa de Naturgy ha puesto en marcha una oferta semanal de actividades y webinars, siendo Microsoft Teams el soporte tecnológico para la conexión online de los formadores y los profesionales. Se han realizado más de 100 sesiones formativas online a las que han asistido alrededor de 3.700 participantes.
Próximos pasos
Naturgy está trabajando también en el desarrollo de PowerApps, aplicaciones low-code / no-code sencillas de negocio que involucran en sus procesos a usuarios internos. Por ejemplo, ya disponen de una app operativa del área corporativa del grupo denominada “Repositorio de Start ups“, que permite una gestión eficiente de la relación con las start ups que lidera el área de Innovación; otra, ya en producción, generada por UFD para simplificar los procesos de su centro de control de activos; y, de cara a la “nueva normalidad”, se está trabajando en otra aplicación que ayudará a los usuarios a notificar su estado de salud a la compañía, en el marco de actuaciones preventivas del plan de retorno a los centros de trabajo.