La nómina gana peso estratégico ante la complejidad regulatoria, los riesgos de ciberseguridad y el avance de la IA

La gestión de nóminas está dejando atrás su tradicional papel administrativo para consolidarse como una función estratégica, especialmente en organizaciones globales. La creciente complejidad regulatoria, los riesgos de ciberseguridad, la escasez de profesionales cualificados y la incorporación de la inteligencia artificial están impulsando esta transformación, según el informe El potencial de la nómina en 2026, elaborado por ADP a partir de las respuestas de más de 1.800 altos directivos de 20 países, 700 de ellos en Europa.

El estudio apunta a una función sometida a una presión creciente, pero también con nuevas oportunidades para ganar eficiencia y aportar valor al negocio a través de los datos, la tecnología y una mayor capacidad analítica.

La protección de la información se ha convertido en uno de los principales retos para los responsables de nóminas. El 33% identifica la seguridad de los datos como un área clave de mejora para los próximos dos o tres años, en un contexto en el que estos sistemas gestionan algunos de los datos personales y financieros más sensibles de las organizaciones.

La preocupación responde también al aumento de los incidentes de ciberseguridad que afectan a los procesos de nómina. Según el informe, la proporción de organizaciones que ha sufrido al menos uno de estos incidentes ha pasado del 57% al 70% en un año. Además, el 23% afirma haber registrado entre tres y cuatro incidentes durante el último ejercicio.

Sin embargo, las estrategias de prevención y respuesta todavía presentan importantes diferencias entre empresas. Solo el 41 % cuenta con un plan de contingencia para toda la organización, mientras que el 47% ya ha reforzado sus recursos destinados a la seguridad de los datos.

A estos riesgos se suma la creciente complejidad del cumplimiento normativo. El 75% de los líderes consultados considera que gestionar la normativa laboral en diferentes jurisdicciones supone un desafío importante y el 70% reconoce tener dificultades para identificar posibles situaciones de incumplimiento.

Esta incertidumbre tiene también un impacto económico directo. El 69% de las organizaciones asegura que opta por pagar de más a los empleados para evitar posibles incumplimientos, aunque el 68% sigue recibiendo sanciones por esta causa al menos una vez al año. Además, el 47% señala la aplicación de nueva legislación como una de las dos principales causas de errores en el procesamiento de nóminas.

“Cuando dos tercios de las organizaciones sobrepagan deliberadamente a sus empleados porque no pueden desenvolverse con seguridad en las regulaciones locales, queda claro que el enfoque actual no funciona. La solución no es ser más cautelosos, sino rediseñar la gestión de riesgos de la nómina. En un entorno global de nómina complejo y fragmentado, los líderes deberían unificar el cumplimiento y la seguridad bajo un único modelo operativo, en lugar de tratarlos como ámbitos separados. Incluso con la adopción de la IA por parte de las empresas, esta no se adapta fácilmente a las fronteras debido a las diferencias en las leyes laborales, las normas fiscales y las estructuras de datos. Esto pone de manifiesto la necesidad de sistemas que supervisen los cambios regulatorios en tiempo real, integren controles de seguridad en los flujos de trabajo de la nómina y desarrollen estructuras de equipo que garanticen que cuenten con la experiencia regulatoria y técnica necesaria para afrontar esta complejidad”, comenta Bárbara Gómez, directora de Operaciones de ADP Iberia.

La falta de talento impulsa la automatización y la adopción de la IA

La escasez de profesionales especializados se ha convertido en otro de los principales factores que están transformando la gestión de nóminas. El 68% de las organizaciones afirma que este servicio se ha visto afectado por la falta de personal cualificado, frente al 61% registrado el año anterior, mientras que el 64% reconoce tener dificultades para contratar talento externo.

Ante esta situación, el 72% de los responsables está replanteándose cómo garantizar la prestación del servicio ante la reducción de la disponibilidad de profesionales. La inteligencia artificial aparece como la principal respuesta: el 44% de las organizaciones explora su uso para reducir esta brecha de talento.

La automatización de procesos manuales, mencionada por el 40%, y la estandarización de procesos entre diferentes regiones, con un 39 %, completan las principales estrategias adoptadas para responder a la creciente complejidad operativa.

El uso de la IA ya comienza a extenderse a algunas tareas esenciales de la función. Alrededor de un tercio de las organizaciones la emplea para la introducción de datos (35%), la detección de errores (35%) y la gestión del cumplimiento normativo (33%), mientras entre el 37 % y el 40 % se encuentra estudiando o implementando activamente estas tecnologías en dichas áreas.

El informe apunta, además, a que la incorporación de la IA no responde tanto a una estrategia de reducción de plantilla como a la necesidad de complementar las capacidades de los equipos y cubrir la falta de perfiles especializados, combinando tecnología, conocimiento institucional y criterio humano.

La transformación tecnológica coincide, además, con un cambio en la posición de la nómina dentro de las organizaciones. La proporción de empresas que la gestionan como una función independiente ha pasado del 13% al 43% en un año. En paralelo, solo el 21% de los equipos de nóminas depende actualmente del área financiera, frente al 52 % registrado anteriormente.

Esta evolución viene acompañada de una mayor inversión en capacidades. El 76 % de los responsables de nóminas afirma estar ampliando sus equipos, con una demanda creciente de conocimientos especializados en cumplimiento normativo (38%), seguridad de datos (37%), análisis (37%), procesamiento de nóminas (35%) y tecnología (34%).

También cambia el tipo de trabajo que los responsables quieren desarrollar dentro de sus equipos. El 44% considera prioritario dedicar más tiempo al análisis de datos y a la mejora de los procesos de negocio, mientras que el 43% apuesta por reforzar la planificación estratégica y la integración de tecnologías emergentes.

Para ADP, esta evolución refleja un creciente reconocimiento del valor estratégico de la nómina como punto de conexión entre finanzas, recursos humanos y cumplimiento normativo. La información generada por esta función comienza así a integrarse con ámbitos como la planificación de la plantilla, el seguimiento regulatorio y la mejora de la experiencia del empleado, ampliando su papel más allá del procesamiento y pago de salarios.