Las empresas deberán ampliar la información que facilitan a sus empleados sobre sus condiciones laborales
Las empresas deberán facilitar a sus trabajadores información más detallada sobre las condiciones que regulan su relación laboral. Así lo establece el Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, que entró en vigor el pasado 5 de octubre y transpone parcialmente al ordenamiento español la Directiva (UE) 2019/1152, relativa a unas condiciones laborales transparentes y previsibles en la Unión Europea.
La norma sustituye al Real Decreto 1659/1998 y amplía la información que las organizaciones deben proporcionar por escrito a las personas trabajadoras. Estas obligaciones se aplican a las relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas, sin perjuicio de los demás requisitos de información y formalización previstos en la normativa laboral.
El objetivo es que los empleados conozcan con mayor claridad las condiciones de su contrato, desde las funciones que desempeñan hasta la retribución que perciben o las circunstancias en las que puede finalizar la relación laboral.
"La nueva norma amplía de manera significativa la información que debe facilitarse a las personas trabajadoras sobre las condiciones que regulan su relación laboral", explica Ana Belén Moreno, Payroll & HCM Product Manager en Wolters Kluwer Tax & Accounting España.
Entre los aspectos que deben comunicarse figuran el puesto de trabajo, el lugar de prestación de servicios, la duración del contrato, el periodo de prueba, la jornada, las vacaciones, la formación obligatoria y el convenio colectivo aplicable. La información también debe contemplar el procedimiento de extinción de la relación laboral.
Más información sobre el salario y las decisiones automatizadas
Uno de los ámbitos en los que el Real Decreto 723/2026 refuerza la transparencia es el salarial. Las empresas deberán diferenciar el salario base de los complementos, indicar cuándo y cómo se abonan y explicar cómo se calculan las retribuciones variables, así como los criterios que determinan su percepción.
"La transparencia retributiva requiere que las personas trabajadoras puedan identificar no solo los conceptos que componen su salario, sino también la periodicidad y el método de pago y, cuando existan componentes variables, los criterios que determinan su percepción", señala Moreno.
La norma también incorpora nuevas exigencias de información sobre el uso de sistemas algorítmicos o automatizados que intervengan en decisiones relacionadas con las condiciones de trabajo, como su fijación o modificación. Además, cuando existan, las empresas deberán incluir referencias a instrumentos como el plan de igualdad, las políticas de conciliación, los protocolos frente al acoso y las medidas destinadas a garantizar la igualdad de las personas LGTBI.
La información debe facilitarse dentro de los plazos previstos para cada grupo de condiciones. Si estas cambian, la empresa tendrá que comunicarlo por escrito lo antes posible y, como máximo, en la fecha en que la modificación entre en vigor. Esta obligación no se aplica cuando el cambio derive exclusivamente de una modificación normativa o del convenio colectivo al que ya se hubiera hecho una referencia precisa.
En el caso de las relaciones laborales que ya estaban vigentes cuando entró en vigor el Real Decreto y que se encuentran dentro de su ámbito de aplicación, los trabajadores podrán solicitar la información que no hubieran recibido previamente. La empresa dispondrá de un plazo de 30 días hábiles para atender la petición.
Las empresas deberán revisar cómo informan a sus trabajadores
La aplicación de la norma no consiste únicamente en actualizar los contratos de las nuevas incorporaciones. Las organizaciones también deben asegurarse de que disponen de la información necesaria sobre sus empleados y de que pueden facilitarla cuando corresponda.
"El reto para las empresas no se limita a adaptar los modelos contractuales, sino que pasa por disponer de la información laboral de forma estructurada y garantizar que puede comunicarse y actualizarse dentro de los plazos establecidos", apunta la experta.
Para ayudar en esta tarea, el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) ha publicado un modelo de documento informativo sobre los elementos esenciales del contrato. Las empresas pueden incorporar los datos al propio contrato o comunicarlos mediante documentos adicionales, siempre que cumplan los requisitos establecidos. No están obligadas a utilizar exclusivamente el formulario del SEPE.
La información puede entregarse también por medios electrónicos, siempre que los trabajadores puedan acceder a ella, guardarla e imprimirla, y la empresa conserve constancia de su entrega o recepción. La norma contempla, además, información específica para situaciones como el trabajo a distancia o itinerante, el trabajo fijo discontinuo, el trabajo a turnos, la prestación de servicios en el extranjero y la contratación a través de empresas de trabajo temporal.
Ante estas nuevas obligaciones, la digitalización puede facilitar la gestión de los datos laborales, la preparación de documentos y el seguimiento de los cambios en las condiciones de trabajo. "La digitalización permite estructurar los datos, automatizar la generación de documentos, gestionar sus modificaciones y mantener la trazabilidad de su entrega", señala Moreno.
La experta subraya así el papel de la tecnología para ayudar a las empresas a cumplir con los nuevos requisitos y gestionar la información laboral de forma más ágil y accesible.
