El control horario vuelve a situarse en el centro de la agenda laboral. El Gobierno prepara una actualización del Real Decreto-ley 8/2019 que obligará a las empresas a implantar sistemas de registro 100% digitales y reforzar la trazabilidad de las jornadas, bajo un régimen sancionador que podría alcanzar los 7.500 euros por infracción. En este contexto, Factorial, proveedor de software de gestión empresarial, ha publicado una guía con cinco pasos esenciales para que las organizaciones adapten sus procesos y minimicen riesgos legales.
El nuevo marco normativo persigue frenar las horas extra no remuneradas, garantizar un control homogéneo y elevar la transparencia en el registro horario. La Inspección de Trabajo ya ha avanzado que incrementará la vigilancia, especialmente en compañías con elevados volúmenes de horas extraordinarias.
Para Emma Sesmero, VP of Product de Factorial, este refuerzo regulatorio será transversal. “Cumplir con el registro horario no es solo una obligación legal: bien implementado, mejora la transparencia, aumenta la confianza y hace que los equipos trabajen de forma más eficiente. En Factorial trabajamos para que el cumplimiento sea automático y sin fricciones, integrando el control horario con los procesos de RR. HH. para que las empresas puedan centrarse en lo importante”, señala.
Las cinco recomendaciones de Factorial para un registro horario 100% digital
1. Implantar un sistema digital obligatorio y verificable
Las empresas deberán migrar a soluciones automatizadas capaces de registrar entradas y salidas y conservar los datos durante cuatro años. Factorial subraya que abandonar los registros manuales es crítico para reducir errores y garantizar la trazabilidad exigida en una inspección.
2. Unificar el registro en modelos presenciales, híbridos y remotos
El nuevo marco exigirá una metodología común para toda la plantilla. Centralizar el sistema de control horario facilita la coherencia y simplifica la gestión en empresas con esquemas de trabajo flexibles.
3. Informar con claridad a los empleados
La compañía recomienda elaborar una política interna que detalle objetivos, canales, uso de datos y obligaciones legales. El acceso de empleados y representantes sindicales al registro favorece la transparencia y reduce la resistencia al cambio.
4. Integrar el control horario con nómina y gestión de ausencias
Conectar horas registradas, horas extra, vacaciones y retribución minimiza errores en los cálculos y agiliza los cierres de nómina. Además, la automatización facilita la emisión de informes auditables en caso de requerimiento.
5. Realizar auditorías internas periódicas
La revisión de datos permite detectar inconsistencias antes de una inspección. Los informes automáticos ayudan a mantener un control exhaustivo sin incrementar recursos administrativos.
Según Factorial, la reforma marcará un antes y un después en el registro de jornada en España. Las organizaciones que avancen en la digitalización y la integración de procesos serán las que afronten el cambio con mayor seguridad y capacidad de adaptación.