Carmen Polo (AXA): ‘La digitalización no puede ir en detrimento de la conciliación y bienestar de los colaboradores’

Factor Humano entrevistó a Carmen Polo, Directora de Personas, Organización y Cultura de AXA, con motivo del reportaje publicado en el número 7 de la Revista Factor Humano sobre las políticas de desconexión digital

Carmen Polo - Directora Personas Cultura AXA¿Qué proceso siguieron para definir la política de desconexión digital de la empresa y cuándo lo llevaron a cabo?

En AXA entendemos que la digitalización es clave para seguir avanzando como compañía en un mejor servicio para nuestros clientes sin que en ningún caso pueda ir en detrimento de la conciliación y bienestar de nuestros colaboradores y colaboradoras. El fomentar una forma de trabajo que garantice que el uso de la tecnología digital no dificulte la conciliación, ni perjudique su derecho a los tiempos de descanso, permisos y vacaciones constituye uno de nuestros pilares fundamentales. La tecnología tiene que ser un medio para facilitar la vida y trabajo de las personas, pero como empresa es imprescindible minimizar los aspectos negativos que ésta pudiera conllevar. Por todo ello, entendimos que era necesario regular el derecho a la desconexión anticipándonos al resto de empresas y siendo la primera empresa en España en establecer el derecho a la desconexión en nuestro Convenio Colectivo en el año 2017.

 ¿Cómo materializaron los acuerdos de desconexión con los empleados?

Se reguló por primera vez en un Convenio Colectivo el derecho a la desconexión digital (artículo 14 del Convenio Colectivo del grupo de Empresas AXA, publicado en el BOE con fecha 21 de septiembre de 2017. Asimismo, en 2019, se negoció el protocolo del derecho a la desconexión digital en AXA. En dicho protocolo se establecieron las siguientes medidas para garantizar el derecho a la desconexión:

 .- Comunicación: la empresa garantizará el conocimiento del Protocolo para todas las personas trabajadoras de AXA.

.- Sensibilización en la aplicación del Protocolo de Desconexión digital, creando cultura y actuando con ejemplaridad, de manera que todos los colaboradores y colaboradoras se impliquen y se responsabilicen en su uso. Las personas con equipos a su cargo tendrán la especial función de garantizar la utilización del presente protocolo en su ámbito de responsabilidad.

.- Formación sobre la utilización adecuada de las herramientas tecnológicas La adquisición de las competencias y manejo de las herramientas digitales es indispensable para minimizar los aspectos negativos y lograr un uso eficiente de las mismas.

Asimismo, se crea el buzón desconexiondigital@axa.es gestionado por el Departamento de Relaciones Laborales como canal de comunicación en el ejercicio de este derecho. Periódicamente se informa a la representación legal de los trabajadores de la actividad del mismo.

¿Qué prácticas incluye dicha política, a cuántos empleados va dirigida y de qué categoría?

El protocolo a la desconexión digital incluye las siguientes prácticas (aplicables a todos los empleados de AXA España), divididas por categoría:

.- Ordenación del tiempo de trabajo. Con carácter general en AXA, salvo para equipos especiales características, se aplica un horario de trabajo flexible de 7 horas y media diarias, con horarios de entrada a partir de las 7:45 horas y hora máxima de salida a las 18:15, debiendo coincidir todo el personal entre las 9:00 y las 14:00 horas. Se considera el presente Protocolo como complementario al acuerdo de Registro de jornada.

.- Apagado de luces de los edificios AXA en España se apagarán diariamente a las 19:00. Esta medida se aplicará en todos los edificios y zonas con la excepción de los espacios destinados a los equipos que, por la naturaleza de su trabajo, terminen su horario laboral más tarde. Se habilitarán zonas específicas para necesidades especiales y excepcionales en caso de que alguna persona necesite permanecer más tiempo en las instalaciones.

.- Gestión de emails, llamadas:

    • Con el fin de garantizar el descanso de todo el personal no se realizarán llamadas, ni se enviarán mails o mensajes instantáneos entre las 18:15 horas y las 7:45 horas, de lunes a viernes, salvo casos de fuerza mayor o circunstancias excepcionales.
    • Los colaboradores y colaboradoras de AXA no tendrán que responder mails, llamadas o mensajes profesionales fuera de su horario de trabajo.
    • En ningún caso se enviarán mails, mensajes instantáneos o se realizarán llamadas durante los fines de semanas, festivos ni periodos de vacaciones del personal, salvo excepciones por necesidades de negocio justificadas e ineludibles.
    • Si alguna persona envía el correo fuera de las horas habituales de trabajo, deberá configurar el envío diferido del correo.
    • Configurar en el correo electrónico el mensaje automático fuera de la oficina para ausencias superiores a 1 día.
    • Envío de mails solo a las personas impactadas, evitando el “responder a todos”.

 

.- Reuniones eficientes:

    • Las reuniones serán convocadas de lunes a jueves entre las 9:00 (hora de inicio) y las 18:00 (hora máxima de finalización), y los viernes hasta las 14:00, salvo urgencias o actividades y jornadas especiales.
    • Potenciar siempre el uso de las teleconferencias o videoconferencias con el fin de optimizar el tiempo y evitar desplazamientos
    • Prohibición de mantener conference calls mientras alguno de los participantes esté conduciendo.

 

Adicionalmente, en 2021 hemos establecido una nueva medida, los “miércoles tarde sin reuniones”. Un punto clave a mitad de la semana para favorecer el foco y la concentración, desastascar temas y planificar agenda y racionalizar el uso de las reuniones-

¿Llevan a cabo alguna acción de sensibilización y/o formación con los empleados para concienciarles sobre este tema?

Dentro del protocolo se recoge que la empresa realizará acciones de formación/sensibilización con respecto al protocolo de desconexión digital. Destacamos algunas de las ya realizadas:

.- Se ha dado a conocer el protocolo a toda la organización a través de nuestra newsletter diaria, estando además a disposición de todos los colaboradores

.- Se ha establecido asimismo un buzón específico para temas de desconexión digital (desconexiondigital@axa.es)

.- Adicionalmente dentro nuestros ecosistema de comunicación SMART CORNER de AXA, vinculado a las nuevas maneras de trabajar, se han lanzado distintas campañas/comunicados de sensibilización con respecto al derecho a la desconexión digital.

¿Su política de desconexión digital incluye la posibilidad de imponer alguna sanción en caso de incumplimiento?

El protocolo a la desconexión no regula la posibilidad de imponer sanciones en caso de incumplimiento

¿Qué beneficios considera que traen consigo estas prácticas para el empleado? ¿y para la empresa?

Claramente es una apuesta por seguir contribuyendo al bienestar de nuestros empleados. Una cultura de bienestar redunda en mejor toma de decisiones, más productividad, mejores relaciones de colaboración y mayor engagement de nuestro talento.

¿Cuál ha sido la acogida por parte de los empleados a estas iniciativas?

Muy bien percibida e interiorizada bajo un prisma de co-responsabilidad. Que funcione depende todos.

¿Cómo han adaptado esta política de desconexión digital a la nueva situación tras la pandemia?

Con la llegada de las nuevas formas de trabajo (SMART WORKING), se han reforzado los mensajes y la comunicación con respecto a  la importancia de respetar el derecho a la desconexión digital tras la pandemia. Así, en el espacio de la intranet denominado SMART CORNER, que está dedicado a las nuevas formas de trabajo, se han dado instrucciones concretas sobe la importancia de desconectar digitalmente. Por ejemplo destacamos:

.- Buenas prácticas antes de irte de vacaciones: el último punto es ‘recuerda que es necesario desconectar para volver a cargar las pilas’. Las personas que desconectan fuera del tiempo de trabajo reducen sus niveles de stress y agotamiento emocional. Incluso comprobar el correo electrónico puede impedir la recuperación de la energía física y mental gastadas durante el día

.- La importancia de hacer descansos y de poner límite entre trabajo y vida personal: hacer pequeños descansos durante la jornada laboral es necesario para reconectarnos a nuestro trabajo y a nuestro equipo. Por ello, pautar una forma de comunicación habitual y asíncrona con tu equipo, que huya de la inmediatez, te ayudará a alcanzar muchos más objetivos y a ganar tiempo entre tareas para descansar y resetear. Es necesario desconectar para volver a cargar las pilas. Las personas que desconectan fuera del tiempo de trabajo reducen sus niveles de stress y agotamiento emocional. Incluso comprobar el correo electrónico puede impedir la recuperación de la energía física y mental gastadas durante el día. Durante las horas que dediques a trabajar, además, es imprescindible para tu bienestar que aprendas a reunirte de forma más consciente, por ello en AXA se están implementando medidas como los descansos entre reuniones. Y no te olvides de dibujar límites entre tu tiempo de trabajo y tu tiempo para la vida personal. Es importante que apagues tu portátil y salgas a la calle al finalizar tu jornada y desconectes hasta el próximo día.

¿Cómo compaginan estas prácticas con el registro horario?

En AXA cuando pusimos en marcha el registro de jornada teníamos claro que queríamos buscar un modelo de gestión que nos permitiera mantener aspectos tan importantes de nuestra cultura como la flexibilidad, la conciliación, la orientación al logro y la colaboración. Para ello estamos en permanente búsqueda de fórmulas alternativas e innovadoras que nos lo permitan.

¿Tienen previsto incorporar alguna medida más de este tipo en los próximos meses?

En AXA estamos en constante evolución, por lo que, sin duda, seguiremos avanzando en las nuevas formas de trabajo SMART actualmente vigentes en la compañía.

 

(Puedes leer el reportaje completo sobre las políticas de DESCONEXIÓN DIGITAL en el número 7 de la revista Factor Humano)