Entrevistamos a José Ramón Bañales, Responsable de Nóminas en BBVA España, con motivo del reportaje publicado en el número 8 de la Revista Factor Humano sobre las tendencias en la gestión de nóminas.
¿Cree que el futuro pasa por la gestión de nóminas en la nube?
Sí, creemos que la mejor estrategia es implantar la aplicación de gestión de nóminas en la nube. Las principales ventajas frente a una solución in-house son:
.- Ahorro de costes de infraestructura. No se necesita invertir en servidores, ni en la adquisición de hardware ni software IT.
.- Ahorro de costes de operación, ligados a la administración y mantenimiento de este tipo de aplicaciones.
.- Pago por uso, en base al número de nóminas pagadas. Facilita la escalabilidad de la aplicación ante cambios en la plantilla.
.- Aplicación permanentemente actualizada a los cambios legislativos, que en el ámbito laboral son muy frecuentes.
.- Posibilidad de beneficiarse de mejoras continuas en la aplicación que se ponen a disposición de todos los clientes.
.- La facilidad para mantener redundancia de infraestructura y comunicaciones en la nube permite disponer de una aplicación siempre operativa.
Por supuesto, al igual que el resto de aplicaciones con las que nos relacionamos en el día a día, la aplicación de nómina debe estar accesible 24 horas al día los siete días a la semana, de manera 100% online desde cualquier lugar y con cualquier tipo de dispositivo.
¿Las plataformas cloud requieren que las organizaciones estandaricen sus procesos o permiten personalizarlos?
Existe una tendencia a estandarizar procesos. Sin embargo, en el caso de la nómina su estandarización está muy condicionada por temas regulatorios y legales de cada país, y por la propia política de gestión de RRHH y los procesos de negocio de la empresa. En ese sentido, cualquier plataforma cloud debería ser muy flexible pero por ahora las plataformas cloud se inclinan más por la estandarización que por la personalización.
¿Cuáles son las ventajas del cloud en el caso de compañías multinacionales?
En el caso de los procesos de administración en compañías multinacionales, aporta muchas ventajas el que sea una aplicación única para todos los países. Facilita desplegar una estrategia global en todas las geografías. Tener una base de datos única de empleados, con datos homogéneos y comparables de las distintas regiones y con acceso a tiempo real a sus datos permite tomar decisiones adecuadas en poco tiempo y con poco esfuerzo. Por el contrario, las soluciones de nómina consideramos que no tienen por qué estar en un único aplicativo global. Estos procesos son mucho más locales y es crucial que la aplicación elegida cubra con garantías la legislación de cada país.
¿Aplican la automatización robótica de procesos (RPA) y/o inteligencia artificial en alguno de los procesos de la gestión de nóminas?
En BBVA tenemos automatizados los procesos de la gestión de nóminas: el cálculo se realiza a partir de los datos laborales de los empleados y de los inputs recibidos por parte de los propios empleados a través de las apps ‘Do It Yourself’ (DIY), de tal forma que la intervención humana se minimiza. Las comunicaciones con la administración pública se realizan de forma periódica mediante procesos automáticos planificados (Seguridad Social, SEPE) y prácticamente sin intervención humana. Todo lo anterior, siempre respetando de manera escrupulosa la normativa de protección de datos.
¿Cómo se puede aprovechar al máximo la tecnología para lograr la automatización avanzada de la nómina sin perder la aportación humana de los expertos en nóminas?
La tecnología debe permitir simplificar al máximo la operación de los procesos. Cualquier proceso que se realice de manera recurrente por una persona es susceptible de automatizar y debemos aprovecharlo. Los expertos en nómina deben aportar criterio sobre la aplicación de temas regulatorios, y tener la información que necesiten para poder realizar un correcto control interno de la ejecución de los procesos.
¿La robotización se puede usar para crear flujos de trabajo que faciliten la colaboración entre los diferentes departamentos?
Sí, así es. Nuestro objetivo es siempre automatizar al máximo todos los procesos en el intercambio de información entre distintas áreas y aplicaciones. En un ámbito como la nómina es fundamental la automatización, pues cualquier intervención humana puede provocar errores. En estos procesos, no puede haber discrepancias entre los datos de los distintos departamentos y lo que consta en los Organismos Públicos. Para ello la automatización de procesos es imprescindible.
¿Considera que la nómina está tomando un papel activo en la consecución de una experiencia positiva de los empleados?
La nómina toma un papel activo en la propuesta de valor para los empleados en la medida en que la empresa pone a disposición del empleado diversas funcionalidades y autoservicios, que le permiten registrar distintas informaciones necesarias para la confección de su nómina, como la solicitud de ayuda alimentaria, el registro de jornada y, sobre todo, el sistema de retribución flexible, que permite dedicar parte de su retribución en metálico a productos en especie que disfrutan de un tratamiento fiscal ventajoso para el empleado.
¿Qué opina de la opción de autoservicio -los empleados pueden consultar e intervenir en sus datos de RRHH y de nóminas- como PVE?
El autoservicio es la mejor vía de comunicación que puede ponerse a disposición del empleado para informar de datos imprescindibles para su nómina y otros procesos relacionados: ayuda alimentaria, sistema de retribución flexible, préstamos y anticipos, control horario, retribuciones (resumen de nóminas), etc. La gran mayoría de los autoservicios tienen su versión para dispositivos móviles. En BBVA desde hace años iniciamos una estrategia de implementación de autoservicios que permite la recogida de información en origen (el empleado) minimizando errores, tiempos de tratamiento de información y la intervención de los profesionales de administración.
¿Están implantando nuevas formas de prestación de servicios de nómina como la flexibilidad de la remuneración con el fin de fomentar la participación de los empleados?
En BBVA disponemos de una amplia oferta de préstamos sociales para atender diversas necesidades de financiación de la plantilla. A modo de ejemplo, se financia la compra de vivienda o la adquisición de un vehículo. Las cuotas de estos préstamos se descuentan en la nómina. Asimismo, existe la posibilidad de solicitar un anticipo de la nómina en curso. Ambos beneficios son productos muy valorados por la plantilla y se gestionan a través de un autoservicio de nómina fácil e intuitivo.
¿Cree que existen limitaciones o frenos para implantar estas nuevas soluciones de pago a la carta?
Estas nuevas soluciones pueden parecer complejas y costosas de administrar, pero un adecuado diseño del proceso, basado en la automatización y en el autoservicio, pueden hacerlas sencillas y eficientes.
¿Cuentan actualmente con la opción de ingresar la nómina en sistemas no tradicionales más allá de una cuenta bancaria, como monederos móviles, plataformas digitales o tarjetas de nómina?
El pago de la nómina en BBVA se realiza mediante ingreso en cuenta corriente. De momento no se han considerado otras posibilidades aunque tenemos productos de retribución flexible en los que se utilizan tarjetas para instrumentar el pago, como la tarjeta restaurante o la tarjeta transporte.
¿Qué otras tendencias están observando en el campo de las nóminas de cara a los próximos meses/años?
Desde el punto de vista técnico, los retos actuales de las aplicaciones cloud de nómina creemos que están enfocados a cómo enriquecer estos procesos con nuevos componentes que permitan la integración online con otras aplicaciones, manteniendo todas las medidas de seguridad necesarias y cumpliendo con los requerimientos de GDPR.
(El reportaje sobre tendencias en gestión de nóminas se puede leer EN EL NÚMERO 8 DE LA REVISTA FACTOR HUMANO)