Entrevistamos a José Antonio Melero, Payroll Manager de Brico Depot Iberia, con motivo del reportaje publicado en el número 8 de la Revista Factor Humano sobre las tendencias en la gestión de nóminas.
¿Cree que el futuro pasa por la gestión de nóminas en la nube?
La gestión de las nominas en la nube no es futuro sino el presente. Muchas empresas ya estamos utilizando esta opción porque supone muchas ventajas. La posibilidad del usuario de acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento se ha vuelto hoy imprescindible en una época de auge del teletrabajo. Igualmente contar con un partner que pueda llevar a cabo las actualizaciones legales más rápidamente se ha vuelto imprescindible en un entorno laboral tan cambiante.
Ni qué decir cabe que si te planteas un cambio de sistema de nóminas éste debe estar en la nube para beneficiarte del ahorro de costes de los servidores y del tiempo de implementación.
Finalmente hay un tema de ciberseguridad y protección de datos que tu sistema de nóminas en la nube debe contemplar.
¿Las plataformas cloud requieren que las organizaciones estandaricen sus procesos o permiten personalizarlos?
Pienso que las plataformas de nómina, estén en la nube o no, deben ser cada vez mas configurables por el propio usuario, de forma que permita a la empresa adaptar el sistema a sus propias necesidades sin necesidad de hacer desarrollos costosos y complejos. Cada empresa necesita personalizar sus procesos y en eso el papel de las plataformas de nómina es clave en permitir que esto se pueda hacer una manera sencilla y rápida.
¿Cuáles son las ventajas del cloud en el caso de compañías multinacionales?
Sin duda, el poder tener la misma plataforma cloud en diferentes localidades o países permite que la información esté unificada en una misma base de datos homologada. Esto aporta muchas ventajas, sobre todo en el momento de la explotación de la información pero también en la gestión diaria donde, a pesar de utilizar un mismo sistema, cada centro puede mantener sus particularidades locales.
¿Aplican la automatización robótica de procesos (RPA) y/o inteligencia artificial en alguno de los procesos de la gestión de nóminas?
Estamos estudiando su aplicación porque hoy en día ya existen procesos robotizados que ayudan a optimizar los procesos y ahorrar mucho tiempo. La principal para un departamento de nóminas es poder robotizar la parte de afiliación con la seguridad social y de comunicación de los contratos de trabajo con el Servicio Público de Empleo, sobre todo en empresas con alta rotación de personal.
¿Cómo se puede aprovechar al máximo la tecnología para lograr la automatización avanzada de la nómina sin perder la aportación humana de los expertos en nóminas?
Los expertos de nómina siempre van a tener que estar ahí para poder dar servicio al cliente interno y a los empleados, y es ahí donde deben centrar sus esfuerzos. Aquellos otros procesos repetitivos que no aporten valor a la compañía y que se puedan robotizar deben automatizarse. Los expertos de nómina deberán participar en la implantación de los procesos robotizados y en el control del funcionamiento del sistema. A partir de ahí su función diaria estará dedicada a tareas con mayor beneficio para el empleado y para la empresa.
¿La robotización se puede usar para crear flujos de trabajo que faciliten la colaboración entre los diferentes departamentos?
Claro, procesos automatizados de Onboarding que se inicien desde el departamento de Selección que vuelquen datos de personal contratado en los sistemas de nómina es otro ejemplo claro de robotización que facilita la colaboración entre áreas internas de RRHH. O el intercambio de información automatizada entre el sistema de nómina y el resto de las plataformas de la compañía, como pueden ser sistemas contables, de pago o notas de gastos, que ahorra tiempo y facilita la gestión diaria.
En Brico Depôt, por ejemplo, tenemos la plataforma de nómina conectada con sistemas que son utilizados diariamente por nuestros trabajadores en tienda y que, gracias a esta automatización, ahorra tiempo en procesos como la creación y eliminación de usuarios o la configuración de su perfil.
¿Considera que la nómina está tomando un papel activo en la consecución de una experiencia positiva de los empleados?
Un sistema de nómina cada vez ofrece más servicios digitalizados al empleado, por lo que la experiencia del usuario es principal para que éste se sienta confortable y seguro. Debemos ofrecer Portales de Empleado en los que el usuario encuentre todo lo que necesita (nominas, certificados, solicitud de vacaciones, permisos, anticipos, cambio de datos, chatbot para consultas, etc.). El sistema debe ir más allá poniendo a disposición del empleado toda su información salarial anual y la gestión de la retribución fija, variable y flexible. Estos ejemplos aumentan desde nóminas la Propuesta de Valor para los Empleados, y por consiguiente influyen en la retención del talento en las compañías.
¿Qué opina de la opción de autoservicio -los empleados pueden consultar e intervenir en sus datos de RRHH y de nóminas- como PVE?
Nuestros empleados tienen un portal del empleado totalmente responsive al que pueden acceder también desde sus dispositivos móviles y desde cualquier lugar y en cualquier momento. Es imprescindible que el propio empleado pueda consultar y modificar sus datos personales y familiares que puedan influir en su IRPF mensual, por ejemplo, o cambiar su cuenta corriente. También pueden gestionar sus vacaciones, permisos o sus partes de baja. Y los managers pueden consultar la planificación de sus equipos, porque tienen toda esta información recogida y controlada en el mismo Portal.
¿Están implantando nuevas formas de prestación de servicios de nómina como la flexibilidad de la remuneración con el fin de fomentar la participación de los empleados?
No, en nuestro caso todavía no hemos visto la necesidad de implantar este tipo de sistemas que se están poniendo de moda. Tenemos una media muy baja de solicitud de anticipos que no nos ha hecho plantearnos esta opción.
¿Cree que existen limitaciones o frenos para implantar estas nuevas soluciones de pago a la carta?
Estos pagos a la carta no deben suponer inconveniente si el proceso está bien diseñado y automatizado, de forma que no suponga mayor carga de trabajo para los departamentos de nóminas y tesorería, y que, a su vez, el empleado que lo requiera se puede beneficiar de ello. Todo ello cumpliendo siempre los requisitos de pagos adelantados de importes ya devengados y no préstamos sin intereses.
¿Cuentan actualmente con la opción de ingresar la nómina en sistemas no tradicionales más allá de una cuenta bancaria, como monederos móviles, plataformas digitales o tarjetas de nómina?
No, en esto somos tradicionales todavía. Ingresamos la nómina en la cuenta bancaria del empleado. Próximamente con la retribución flexible sí se podrá cargar parte de la nómina en la Tarjeta Restaurante virtual del empleado que llevará en su móvil.
¿Qué otras tendencias están observando en el campo de las nóminas de cara a los próximos meses/años?
Valoro mucho el dato y es imprescindible que los sistemas de nómina cada vez más permitan un mejor análisis de sus datos (HR Analytics) para poder tomar mejores decisiones. Conocer el detalle de la plantilla y su evolución ayudará a mejorar los costes de la compañía. A su vez, de cara al empleado, se observa clara tendencia hacia una mayor transparencia salarial. La información salarial debe ser más accesible mostrando al empleado cuál es la totalidad de su paquete retributivo, no sólo su retribución fija, sino también todos los beneficios sociales. Explicar cómo está diseñada la estructura salarial ayuda a promover la justicia y la igualdad dentro de la compañía.
(El reportaje sobre tendencias en gestión de nóminas se puede leer EN EL NÚMERO 8 DE LA REVISTA FACTOR HUMANO)