Según un estudio de la empresa Capterra, un 63% de los empleados prefiere reunirse con su jefe de manera presencial, el 47% cree que hay un equilibrio entre las reuniones presenciales y virtuales; y un 19% cree que las reuniones son demasiado largas.
La plataforma de opiniones y selección de software Capterra ha elaborado un estudio acerca de la evolución en las preferencias y expectativas de los empleados a raíz de los nuevos modelos de trabajo. Una de las principales conclusiones es que el 63% de los empleados de empresas que operan bajo modelos de trabajo remotos o híbridos prefiere reunirse con su jefe de manera presencial; el 62% opta por el cara a cara para los encuentros que buscan fomentar la unión del equipo; mientras que el 53% también apoya la presencialidad para el lanzamiento de proyectos.
Por contra, la preferencia por el formato virtual gana a la hora de recibir noticias de la empresa (70%), llevar a cabo lluvias de ideas (57%) y realizar formaciones o incorporaciones (52%).
Los resultados también recogen que el 47% de los encuestados afirma que existe un equilibrio entre reuniones presenciales y virtuales, si bien el 35% indica que la mayoría de sus reuniones son virtuales, y solo el 18% señala que la mayoría de sus reuniones son presenciales.
Sobre la duración de estas, un 77% admite que duran lo adecuado; mientras que un 19% señala que son demasiado largas. Precisamente, la duración es uno de los principales desafíos identificados para la productividad durante las reuniones de equipo, ya que provoca distracciones. Las cuatro razones principales citadas para las distracciones son: la duración excesiva de la reunión (41%); la sobrecarga de información (33%); la monopolización de la conversación por parte de una sola persona (33%); y la falta de relevancia de la información para el trabajo del empleado (30%). El estudio recoge que solo un 10% de los encuestados afirma no distraerse nunca durante una reunión
¿Cómo se puede fomentar el compromiso en las reuniones?
Seis de cada diez empleados creen que lo más valioso es compartir contenido; el 59% piensa que lo es compartir pantallas; el 42%, el chat durante las reuniones; el 33%, la colaboración visual (dibujo en pantalla); el 29%, la grabación y la transcripción; y el 17%, las encuestas durante la reunión.
Además, las empresas tienden a priorizar la planificación sobre la innovación en sus reuniones de trabajo. Así lo percibe la mayoría de los empleados: sólo un 5% considera que el objetivo principal de las reuniones es la innovación, relegándola al último lugar de la lista de prioridades. En la cima se encuentra la planificación y la resolución de problemas como los fines principales de estos encuentros.
La colaboración internacional, una tendencia al alza
Por otro lado, los equipos híbridos o remotos están experimentando la colaboración con compañeros que residen en otros países. El 57% de los empleados admite que trabaja al menos una vez al mes con compañeros ubicados en el extranjero. La mayoría cree que la colaboración internacional se mantendrá igual o aumentará en el futuro, lo que sugiere una tendencia al alza.
En cuanto a los beneficios de la colaboración internacional, un 42% de los encuestados menciona la mejora de las habilidades de comunicación como la principal ventaja. Sin embargo, también se identifican desafíos, siendo las horas de trabajo irregulares el principal obstáculo para colaborar con compañeros de otros países
El email, la piedra angular de la colaboración empresarial
En el mundo laboral actual, donde la flexibilidad y la movilidad son cada vez más comunes, las herramientas colaborativas en entornos de trabajo virtuales juegan un papel fundamental en la mejora de la productividad empresarial. El correo electrónico es la herramienta más utilizada por los empleados, con un 64% que la usa siempre para colaborar con compañeros, seguida de la videoconferencia (42%) y las llamadas telefónicas y el software de gestión de documentos (ambos con un 34% de empleados que las utilizan siempre).