Las empresas deberán informar a cada trabajador sobre los algoritmos que intervienen en la organización de los turnos

Las empresas españolas tienen desde el pasado 5 de octubre nuevas obligaciones de información sobre las condiciones laborales de sus plantillas. El Real Decreto 723/2026 amplía los requisitos de comunicación por escrito sobre la duración y distribución de la jornada, la organización de los turnos, las horas extraordinarias y su compensación. Además, introduce una novedad relevante: la obligación de informar individualmente a cada trabajador sobre los sistemas algorítmicos o automatizados que intervienen en determinadas decisiones laborales y explicar sus criterios de funcionamiento.

Esta exigencia afecta a los sistemas que influyen en decisiones relacionadas con la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, los salarios, la promoción profesional, el lugar de trabajo o la extinción del contrato.

La medida amplía el alcance del derecho de la representación legal de los trabajadores a recibir información sobre determinados algoritmos, reconocido desde 2021 en el Estatuto de los Trabajadores. La principal novedad es que la información deberá facilitarse también a cada persona trabajadora, con independencia de que exista representación legal en la empresa.

Según Óscar Bermejo, CTO Spain de Protime, “el reto está en trasladar estas obligaciones a los procesos cotidianos de gestión de personas. Disponer de información centralizada sobre los horarios, los cambios y los criterios de planificación puede ayudar a las empresas a documentar sus decisiones y a comunicar las condiciones de trabajo con mayor claridad”.

La normativa amplía la información que las empresas deben proporcionar sobre la jornada ordinaria, los procedimientos para modificar horarios y turnos y las condiciones de realización y compensación de las horas extraordinarias. En los casos de distribución irregular de la jornada, también deberán especificarse los días y las franjas horarias de referencia en los que puede requerirse la prestación de servicios, así como los plazos mínimos de preaviso aplicables.

Estos requisitos cobran especial relevancia en sectores como la industria, la logística, el comercio y la hostelería, donde las variaciones de la demanda y las necesidades de cobertura hacen habituales los cambios de turno y la redistribución de recursos.

La obligación de informar sobre los sistemas automatizados añade otra dimensión a la gestión de personas: las empresas deberán revisar qué herramientas intervienen en la organización del trabajo, qué criterios aplican y cómo comunicar esa información a los empleados afectados.

Qué deben revisar las empresas

La información exigible deberá facilitarse antes del inicio de las nuevas relaciones laborales. Cuando se produzcan cambios en las condiciones previamente comunicadas, la empresa deberá informar por escrito de las modificaciones, como máximo cuando entren en vigor. Para las personas que ya formen parte de la plantilla, la disposición transitoria establece un plazo de 30 días hábiles desde la solicitud para proporcionar la información que les falte.

La normativa no exige necesariamente rehacer todos los contratos. La información puede facilitarse en uno o varios documentos escritos, también en formato electrónico, siempre que se cumplan las condiciones legales de acceso y conservación.

Por ello, las empresas deberán revisar la documentación laboral, los procedimientos de comunicación de horarios y las herramientas utilizadas para organizar a sus equipos. Las soluciones digitales de gestión del tiempo y planificación de personal pueden facilitar la centralización de los cuadrantes, el registro de modificaciones y la trazabilidad de las decisiones, aunque su utilización no exime del cumplimiento de las obligaciones de información.

“La adaptación a estos requisitos exige revisar los procesos con los que se organiza el trabajo, desde la planificación de los turnos hasta la comunicación de los cambios. Es importante que las empresas tengan claro cómo se toman estas decisiones y que la información llegue a las personas afectadas de forma comprensible”, afirma Óscar Bermejo.