Entrevistamos a Elisabeth Bispo, Responsable de Nómina y Administración de Personal de Kiabi, la cadena de tiendas de ropa, con motivo del reportaje publicado en el número 8 de la Revista Factor Humano sobre las tendencias en la gestión de nóminas.
¿Cree que el futuro pasa por la gestión de nóminas en la nube? ¿Qué ventajas aporta sobre las soluciones offline o in situ?
Durante todo el año 2019 desde el área de Administración de Personal y Nómina estuvimos valorando varias soluciones de nómina que se adecuaran a las nuevas formas de trabajo en Kiabi España, y la mayoría de las alternativas que nos ofrecían eran en la modalidad cloud. Después de este proceso, en enero del 2020, habiendo tenido un software in house durante tantos años, deseábamos un cambio de ERP de nómina, apostando por esta modalidad.
Aunque en un primer momento tuvimos la percepción de que la solución cloud podía ser menos flexible a la hora de adaptarla a las necesidades específicas de Kiabi, con el paso del tiempo, en nuestro día a día, resultó tener muchas ventajas para nosotros.
La principal ventaja la valoramos al inicio de la pandemia. La modalidad cloud nos permite tener nuestro software de nómina permanentemente actualizado con todos los cambios legales que van surgiendo, y todos sabemos que son muchos desde entonces. Nos da mayor capacidad de adaptación y podemos disfrutar de un mantenimiento legal más rápido y ágil gracias al equipo interno de nuestro proveedor, altamente cualificado y especializado en la materia. Lo mismo ocurre con los impactos de la negociación colectiva: nos permite ser más reactivos a la hora de adaptarnos a las decisiones que se deciden con la parte social. Además, nos ha ayudado a eliminar los elevados costes que veníamos teniendo en los últimos años para garantizar el mantenimiento de un hardware propio.
¿Las plataformas cloud requieren que las organizaciones estandaricen sus procesos o permiten personalizarlos?
Nuestra plataforma cloud nos resultó menos flexible al inicio, en la fase de elaboración y desarrollo de proyecto, ya que existe una parte standard. Mantener una plataforma con especificidades de cada cliente sería técnicamente complejo y costoso, y también supondría un riesgo para nosotros, ya que, en cada personalización de un cliente, podríamos ver afectada nuestra propia configuración. A pesar de esto, sí tuvimos la posibilidad de hacer personalizaciones para nuestra empresa. Por ejemplo, nuestra gestión del tiempo de trabajo viene acompañada de contadores del tiempo muy específicos y no supuso un problema realizar ciertas adaptaciones (¡y fueron varias durante la pandemia!).
Nuestro proveedor de plataforma cloud tiene interiorizado que siempre vamos a solicitar un % de personalización. La clave está en ser flexibles y tener la mente abierta, tanto por su parte como por la nuestra. Ambas aportaciones o ideas pueden hacer evolucionar su propia plataforma o nuestra propia manera de trabajar, optimizando nuestros procesos. Un buen ejemplo: durante la fase de proyecto estuvimos diseñando juntos nuestro onboarding actual y el proceso de firma digital, proceso del que hoy se pueden beneficiar todos sus clientes.
Por eso, también usamos con frecuencia el canal de “ideas” que pone a nuestra disposición para proponer mejoras que hagan evolucionar su plataforma, en línea con las nuevas tendencias, y nos ayude también a nosotros.
El proveedor adopta y desarrolla para sus clientes las que han sido solicitadas con más frecuencia para garantizar que su herramienta esté en constante evolución y acorde a las tendencias del mercado. Kiabi, y el resto de sus clientes, se benefician de estos cambios sin costes adicionales cuando deciden realizarlo como mejora de su plataforma.
¿Cuáles son las ventajas del cloud en el caso de compañías multinacionales?
Nuestra empresa tiene centralizado en la sede todo lo relativo a la seguridad informática y la parte de permisos o accesos. Elegir una plataforma cloud única para toda la compañía nos permitiría no duplicar las interfaces que comunican nuestros movimientos de personal o jerarquía local para dar, desde nuestra sede, todos los accesos informáticos de la compañía. Al tener diferentes herramientas en cada país, la interface la tenemos que realizar y mantener en cada uno de ellos y en función de las posibilidades tecnológicas de cada proveedor local. También nos permitiría tener la misma interface contable o de Tesorería para todos los países, unificar procesos o tener una visión global con un Core HR con toda la plantilla de Kiabi, y generar un único cuadro de mandos de la empresa. Nuestra solución cloud nos ofrece la posibilidad de tener un Core HR común a todos los países, con una única interface con la nómina en local, adaptable a la legislación local.
¿Aplican la automatización robótica de procesos (RPA) y/o inteligencia artificial en alguno de los procesos de la gestión de nóminas?
En Kiabi tenemos una administración de personal centralizada en el equipo de nómina y cuando cambiamos de ERP teníamos claro que necesitábamos optimizar nuestros procesos y digitalizarlos para ser más ágiles, seguir liberando tiempo a nuestras tiendas, y poder acompañarles en los procesos digitales que estaban por llegar para mejorar su experiencia empleado.
Concretamente, nuestro nuevo onboarding ofrece a nuestros futuros empleados un proceso más ágil en su contratación e incorporación, nos comunican sus datos y documentos a distancia vía online, archivándose automáticamente en su dossier digital, que, desde su incorporación es 100% digital, dándole la posibilidad de acceder a su documentación laboral cuando lo necesita y desde cualquier lugar. En ese proceso, también les damos la posibilidad de identificar y contactar con sus futuros compañeros.
Por otro lado, nuestro nuevo portal del manager nos ha permitido simplificar las gestiones solicitadas por nuestros mandos de tienda ofreciéndoles una experiencia de usabilidad óptima, reduciendo el intercambio de documentos en papel y los correos electrónicos con el equipo de nómina, digitalizando nuestros procesos, y eliminando la gestión administrativa que les implicaba el dossier físico de archivo en la tienda. Ahora pueden realizar cualquier solicitud de alta, baja o movimiento de personal a través del Portal del Manager reduciendo considerablemente el tiempo que dedicaban a estas gestiones.
Esas solicitudes son las que usamos posteriormente para realizar una integración automática en el programa de nómina del alta del empleado y automatizar/digitalizar toda nuestra gestión contractual.
Además, los modelos del contrato laboral se cumplimentan automáticamente y son enviados a nuestros empleados para su firma electrónica en la tablet de su centro de trabajo. Con la firma, archivamos automáticamente los documentos en el dossier digital del empleado sin necesidad de un archivo físico manual, permitiéndole acceder a su documentación en todo momento.
También hemos puesto al servicio del empleado un self service en su portal para que pueda solicitar las gestiones que impactan en su nómina con autonomía y sin cumplimentar o rellenar ningún documento en papel. Al mismo tiempo que les simplificamos estas gestiones, las aprovechamos para integrarlas en nuestros cálculos de nómina con un proceso de robotización, previa validación por el equipo de nómina. A modo de ejemplo, el modelo 145, la solicitud de anticipos, la modificación de fichajes, un IRPF voluntario, la solicitud de ausencias, o de la retribución flexible por nuestros empleados se integran en los cálculos de nómina automáticamente con la validación del área.
En esta línea, para seguir agilizando nuestros procesos, también tenemos muchos conceptos que se calculan a través de automatizaciones más allá del salario fijo mensual, sobre todo los más complejos, como pueden ser aquellos que dependen del cumplimiento de criterios específicos de antigüedad o presencia efectiva, o aquellos que se alimentan de los fichajes; informando unos parámetros, se abonan automáticamente en su nómina reduciendo los riesgos de cálculos manuales.
¿Cómo se puede aprovechar al máximo la tecnología para lograr la automatización avanzada de la nómina sin perder la aportación humana de los expertos en nóminas?
En Kiabi España tenemos claro que la tecnología nos ayuda a asumir de manera centralizada toda esta gestión, y que nos va a ayudar a ocuparnos de nuevos retos. Las personas que formamos parte de Kiabi tenemos una cultura de cercanía y generosidad entre nosotros.
¿La robotización se puede usar para crear flujos de trabajo que faciliten la colaboración entre los diferentes departamentos?
La robotización se puede y se debe usar para crear flujos de trabajo con otras áreas . En nuestro caso, con el cierre de nómina, se generan y se integran de manera automática en la contabilidad de la empresa y gastos de personal. De esta manera, minimizamos los riesgos que siempre implica una manipulación manual de un fichero contable .
¿Qué opina de la opción de autoservicio -por la que los empleados pueden consultar e intervenir en sus datos de RRHH y de nóminas- como PVE?
Los sistemas de autoservicio nos permiten agilizar y optimizar los procesos, así como usar aquella información que antes te enviaban por e-mail o en papel. Hacemos uso de esa tecnología permitiendo que los empleados modifiquen sus datos personales cuando lo necesiten, incluso sin procesos de validaciones cuando no tiene impacto en la nómina.
¿Están implantando nuevas formas de prestación de servicios de nómina como la flexibilidad de la remuneración con el fin de fomentar la participación de los empleados?
Llevamos años apostando por la flexibilidad de la remuneración a través de varios servicios que ofrecemos a nuestros empleados. Más allá de poder solicitar anticipos cuando ellos/ellas necesiten, también acceden anualmente a nuestro plan de retribución flexible, contratando el servicio que más le interese (seguro de salud, transporte, cheque restaurante, formación,…).
¿Cuentan actualmente con la opción de ingresar la nómina en sistemas no tradicionales más allá de una cuenta bancaria, como monederos móviles, plataformas digitales o tarjetas de nómina?
Actualmente estamos más enfocados en seguir estabilizando el nuevo ERP que lanzamos en enero 2020, ya que, por la pandemia, dejamos muchos desarrollos disponibles sin poner a disposición de los empleados. Igualmente, siempre estamos al corriente de las tendencias de mercado con el objetivo de seguir mejorando la experiencia de nuestros empleados.
¿Qué otras tendencias están observando en el campo de las nóminas de cara a los próximos meses/años?
Todo lo relacionado con Inteligencia Artificial o Aprendizaje Automático que implique un ahorro de tiempo a los equipos, ya sea a través de propuestas de horarios inteligentes, herramientas de business intelligence que faciliten el análisis de datos o permitan hacerlo de manera predictiva sacando provecho a los datos y tener, de esta manera, un impacto positivo en el negocio (cuadro de mandos vinculado con los KPIs de negocio). También la robotización para realizar cuadres y conciliaciones mediante robots que comunican con los organismos oficiales. En mi opinión, la tendencia más importante relacionada con el área de Nómina es la conversión de nuestros propios perfiles, convirtiéndonos en asesores estratégicos y acompañando en la toma de decisiones de la organización. Los procesos de digitalización, automatización y robotización nos dejan un espacio amplio para poder estar más cerca de los equipos y del negocio.
(El reportaje sobre tendencias en gestión de nóminas se puede leer EN EL NÚMERO 8 DE LA REVISTA FACTOR HUMANO)