Entrevistamos a José Luis Sastre, Payroll Manager Southern Europe Spain & France de NH Hoteles, con motivo del reportaje publicado en el número 8 de la Revista Factor Humano sobre las tendencias en la gestión de nóminas.
¿Cree que el futuro pasa por la gestión de nóminas en la nube?
Indudablemente, tener una única base de datos cuyos inputs sólo requieran de un proceso de aprobación y validación da mucha más consistencia al dato.
¿Qué ventajas aporta sobre las soluciones offline o in situ?
Que todos los datos puedan cargarse en un único entorno minimiza su tratamiento y las posibilidades de error. Habrá que poner el foco en agilizar los flujos de aprobación y revisión de datos buscando opciones de acceso desde PC, smartphones u otros terminales móviles. Los sistemas de cálculo se estandarizan en el motor de cálculo de la nómina y por ello volvemos a reducir las posibilidades de error.
Esta solución da autonomía a los usuarios que tengan que integrar información, pues el acceso podrá hacerse a cualquier hora, sólo limitado por los rangos temporales que se tengan en cuenta a la hora de determinar el proceso de gestión de la nómina.
¿Las plataformas cloud requieren que las organizaciones estandaricen sus procesos o permiten personalizarlos?
Este tipo de plataformas estandarizan los procesos en la parte de motor de cálculo de la nómina con parámetros similares para todas las empresas o incluso para empresas del mismo sector, pero también da la opción de personalizar el sistema de entrada de datos a ese motor de gestión.
El ejemplo está en las empresas de nuestro sector de hotelería en el que es primordial la agilidad en los movimientos de afiliación a la Seguridad Social para tramitar las altas/bajas de los empleados que prestan servicios puntuales en eventos de corta duración. Para cubrir esta necesidad hemos desarrollado un sistema que, con pocos datos, es capaz de realizar el proceso de afiliación a la Seguridad Social y de inclusión de datos de los eventos para el pago de la nómina tales como horas, nocturnidades etc.
¿Aplican la automatización robótica de procesos (RPA) y/o inteligencia artificial en alguno de los procesos de la gestión de nóminas?
Utilizar esta automatización para la generación de incidencias de la nómina es una gran oportunidad. Por ejemplo, para poder calcular pagos como son las horas nocturnas, días festivos, comisiones etc.; tramitar los turnos en un calendario según los parámetros introducidos… el sistema es capaz de darte todo este tipo de variables, que sólo hará falta validar.
¿Cómo se puede aprovechar al máximo la tecnología para lograr la automatización avanzada de la nómina sin perder la aportación humana de los expertos en nóminas?
La máquina generará y propondrá inputs de nómina, pero siempre será necesaria la presencia de un técnico de nómina que revise si las incidencias propuestas por el sistema tienen lógica, pues la generación de estos datos parte del fichaje de los empleados, que pueden haber tenido olvidos.
¿Cómo se compaginan ambos aspectos?
De manera totalmente natural, pues realizan labores complementarias y el técnico de nómina propondrá posibles mejoras o ajustes en caso de que los trabajos desarrollados por el robot se desajusten o aparezcan casuísticas nuevas que necesiten de nuevas parametrizaciones.
¿La robotización se puede usar para crear flujos de trabajo que faciliten la colaboración entre los diferentes departamentos?
Indudablemente, la robotización armoniza procesos entre los distintos departamentos para que la comunicación y gestión de los datos sea transversal entre ellos. La compañía es la dueña de los datos, no un departamento u otro.
¿Considera que la nómina está tomando un papel activo en la consecución de una experiencia positiva de los empleados?
El hecho de que exista un procedimiento claro de pagos cumpliendo plazos genera seguridad en el empleado, pues se minimizan los sobresaltos en las tesorerías domésticas de cada uno de ellos.
¿Puede constituir un componente más de la Propuesta de Valor para los Empleados (PVE)?
Efectivamente, esta seguridad en que lo cobrado es correcto y que siempre se cobra el mismo día del mes garantiza la seguridad, y ya sólo tendremos que poner el foco en mejorar la prestación del trabajo.
¿Qué opina de la opción de autoservicio como PVE?
En nuestro caso, estamos en un proceso de desarrollo de un portal de empleado completo en el que los colaboradores puedan no sólo acceder a su nómina y sus certificados de retenciones anuales, sino que puedan solicitar vacaciones, notificar algunas incomparecencias por enfermedad o indisposición, cambiar su cuenta bancaria e incluso distribuir el pago de su nómina en distintas cuentas. Esto le aporta al empleado la sensación de tener el control de sus ingresos e incluso le posibilita el darles mayor rendimiento de los mismos.
¿Están implantando nuevas formas de prestación de servicios de nómina como la flexibilidad de la remuneración con el fin de fomentar la participación de los empleados?
Estamos desarrollando un sistema de anticipos a la carta en el que el empleado, accediendo a una aplicación desde su smartphone, tablet o PC, solicita el anticipo de parte de su nómina y, en unos segundos, lo tiene en su cuenta y puede disponer de liquidez inmediata. Esto es muy útil para meses en los que los trabajadores han tenido un desajuste en su dinero disponible y proporciona liquidez puntual para labores tan habituales como puede ser llenar el depósito de combustible del vehículo, pagar el carro de la compra u otras necesidades puntuales no habituales.
¿Cree que existen limitaciones o frenos para implantar estas nuevas soluciones de pago a la carta?
Las limitaciones son las habituales en cualquier desarrollo o cambio de sistema, que son la necesidad presupuestaria para cubrir la inversión económica, y cambiar la mentalidad de ciertos empleados para que lo vean como algo natural y que los proporciona un beneficio.
¿Cuentan actualmente con la opción de ingresar la nómina en sistemas no tradicionales más allá de una cuenta bancaria, como monederos móviles, plataformas digitales o tarjetas de nómina?
Por ahora no hemos pensado en esta opción, puesto que los empleados encuentran estas opciones en sus entidades bancarias sin necesidad de cambiar la domiciliación de su nómina.
¿Qué otras tendencias están observando en el campo de las nóminas de cara a los próximos meses/años?
Posiblemente se busquen opciones para que los empleados, a través de la empresa, puedan acceder a planes de pensiones que complementen las futuras pensiones de jubilación cuando llegue el momento del cobro.
(El reportaje sobre tendencias en gestión de nóminas se puede leer EN EL NÚMERO 8 DE LA REVISTA FACTOR HUMANO)