Entrevistamos a Cristina Robleño, Directora del área de Administración de Personal de Vithas, empresa especializada en asistencia sanitaria, con motivo del reportaje publicado en el número 8 de la Revista Factor Humano sobre las tendencias en la gestión de nóminas.
¿Cree que el futuro pasa por la gestión de nóminas en la nube? ¿Qué ventajas aporta sobre las soluciones offline o in situ?
Sí, y no sólo por la principal ventaja de poder conectarte desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento sin necesidad de estar en la red corporativa de tu empresa o mediante VPN, sino porque, para las empresas en las que los sistemas o la tecnología no son el core de su negocio, les permite disponer de los ERP de nómina más potentes con una menor inversión y mayor ciberseguridad de la que implica tener los servidores en local.
En nuestro caso no lo dudamos, gracias al proyecto Vithal-es, somos la empresa de mayor volumen de nóminas en la nube en España, lo que nos ha permitido, en momentos de incidencias con los servidores, poder abonar la nómina en plazo gracias a la conexión al ERP mediante URL.
¿Las plataformas cloud requieren que las organizaciones estandaricen sus procesos o permiten personalizarlos?
Ambas cosas. Tener el ERP de nómina on cloud no te limita respecto al on premise. Si bien es cierto que los sistemas on cloud trabajamos como una comunidad en la cual se desarrollan y aplican las notas legales, lo que asegura el cumplimiento de éstas por parte de las empresas.
Igualmente permite desarrollar los evolutivos necesarios para satisfacer las necesidades particulares de cada compañía, y esto, a su vez, al ser una colectividad de usuarios, permite que el resto de las compañías puedan beneficiarse de los evolutivos propuestos, desarrollados y mayormente testados por otras empresas. De este modo, se producen sinergias de mejoras en los sistemas y una mayor evolución de los mismos.
¿Cuáles son las ventajas del cloud en el caso de compañías multinacionales?
Las compañías que apuestan por los sistemas on cloud lo hacen principalmente por su intención de seguir creciendo. Este crecimiento no implica una mayor inversión en almacenamiento, servidores, recursos, etc… Además, al ser una comunidad de usuarios a nivel mundial, los sistemas están traducidos al idioma de cada país. Los roll-out son más sencillos de implementar debido al compartimiento de best practices entre los distintos usuarios y la estandarización de procesos dentro de la misma compañía. Sin duda, es la mejor forma de integración tras la adquisición de una nueva sociedad.
¿Aplican la automatización robótica de procesos (RPA) y/o inteligencia artificial en alguno de los procesos de la gestión de nóminas?
Sí, no sólo en el cálculo puramente de la nómina, sino en el resto de los procesos de administración de personal. Por ejemplo, hemos robotizado la gestión de las contrataciones y comunicación de las altas con la Tesorería General de la Seguridad Social. Esto nos permite poder realizar altas de empleados 24/7, lo que, en el sector de la sanidad y en la situación actual de Covid, es indispensable.
Tenemos cuatro hospitales realizando el piloto de robotización de la transmisión de los conceptos variables (plus asistencia, plus toxicidad, nocturnidades etc..), lo que está permitiendo reducir el periodo de calculo de nómina en al menos tres días y una significativa disminución de incidencias, ya que, con esta mejora, el empleado puede consultar los turnos realizados y conceptos a abonar en cualquier momento. La integración del sistema de turnos con el sistema de nómina no conlleva la necesidad de “picar datos” y permite que los expertos en nómina y gestión de las personas puedan dar una atención más personalizada en otras gestiones de más valor para el empleado.
¿Cómo se puede aprovechar al máximo la tecnología para lograr la automatización avanzada de la nómina sin perder la aportación humana de los expertos en nóminas?
Es sencillo, la tecnología debe ser usada para transformar los procesos, llevándolos a ser más eficientes y eficaces. Nuestro robot es un usuario más de la compañía con el matiz de “ayudar” en tareas repetitivas y que no aportan valor en la experiencia empleado, lo que nos permite poner al empleado en el centro de nuestros procesos y darles una atención de forma más personal, manteniendo los momentos face to face y conociendo sus verdaderas necesidades e inquietudes.
¿La robotización se puede usar para crear flujos de trabajo que faciliten la colaboración entre los diferentes departamentos?
Sí, sin lugar a duda. Dentro de las tareas repetitivas y que no aportan valor en la experiencia empleado, se encuentra, por ejemplo, el cierre contable. Este proceso es claramente susceptible de robotizar. El robot permite enviar avisos de los “errores” al experto en nómina, el cual subsana y en un intervalo de tiempo determinado volvería a procesar la transacción del cierre. De esta forma, el experto en nómina y en contabilidad dedicarán el conocimiento y actitud ante otras gestiones de mayor valor para la compañía y para su propio desarrollo personal y profesional.
¿Considera que la nómina está tomando un papel activo en la consecución de una experiencia positiva de los empleados? ¿Puede constituir un componente más de la Propuesta de Valor para los Empleados (PVE)?
Por supuesto. Debido principalmente a la situación vivida por el Covid, los empleados hemos puesto en valor la seguridad de saber qué día recibimos la nómina. Para nosotros fue un objetivo claro en el momento de la implantación del ERP de nómina, adelantar la fecha de abono. Esto es algo a destacar en las encuestas de clima, ya que es el segundo indicador de satisfacción de los empleados y uno de los principales motivos de retención del talento. La tranquilidad de una nómina abonada en tiempo y forma.
¿Qué opina de la opción de autoservicio como PVE? ¿Disponen de aplicación móvil para ello?
El mayor activo del área de las personas es la transparencia y qué mejor forma que facilitando a los empleados el acceso y gestión de sus propios datos. Por supuesto, debe ser una tecnología en línea, es decir, acceso en cualquier lugar y momento, de forma intuitiva y adaptada a todas las generaciones que actualmente conviven en nuestros centros.
Gracias al proyecto Vithal-es, nuestro ERP de nómina dispone de APP móvil con las mismas funcionalidades. Esto nos permite seguir actuando como gestor de personas tramitando contrataciones, concediendo vacaciones, consultando informes etc.… en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo móvil (teléfono, Tablet…). Y como empleado tener la posibilidad de disponer del histórico de nóminas, certificados de retenciones, cambio de cuenta bancaria etc… en el momento que el empleado lo precise.
¿Están implantando nuevas formas de prestación de servicios de nómina con el fin de fomentar la participación de los empleados?
Sí, decidimos que había llegado el momento en el que los empleados pudieran decidir cuándo disponer de su salario sin necesidad de acudir al área de personas y dar explicaciones. Hemos integrado una APP móvil en la que el empleado puede solicitar el importe que necesite y recibirlo de forma inmediata en su cuenta bancaria. Sólo en el lanzamiento inicial se descargaron la aplicación el 30% de la plantilla, de los cuales solicitaron anticipos un 28% con un monto medio de 50€ y 120€ en ahorro. Ha sido uno de los proyectos más gratificantes tanto para el empleado como para nuestra compañía
¿Cree que existen limitaciones o frenos para implantar estas nuevas soluciones de pago a la carta?
En general la falta de costumbre es el principal freno. En la mayoría de los países latinoamericanos el abono de la nómina es semanal o quincenal. Pero, cada vez más, los empleados demandamos la inmediatez de las gestiones y salvaguardamos nuestra privacidad, por lo que hay una clara tendencia a la que las empresas debemos adaptarnos. Nos encontramos como limitación el devengo de los salarios y la devolución de los importes solicitados en plazos superiores. La tecnología avanza exponencialmente, lo que provoca que la legislación no alcance el ritmo deseado.
¿Cuentan actualmente con la opción de ingresar la nómina en sistemas no tradicionales más allá de una cuenta bancaria?
Por el momento no nos lo hemos planteado debido principalmente a la legislación actual y poco avanzada en los aspectos tecnológicos del área socio-laboral. Eso sí, somos conscientes de que, como compañía, no podemos mirar hacia otro lado y debemos ir en línea con lo que sucede fuera de nuestra empresa, por lo que, llegado el momento, no dudaremos en adaptarnos y cubrir esa necesidad.
¿Qué otras tendencias están observando en el campo de las nóminas de cara a los próximos meses/años?
Cada vez más, las personas demandamos una atención inmediata y personalizada, lo que conlleva a desplegar herramientas que permitan su desarrollo personal y profesional, la conciliación familiar, facilitando el acceso a ellas en el momento y forma requerida. Sin olvidarnos de la parte más humana de la compañía, que, sin duda, seguimos siendo las personas.
(El reportaje sobre tendencias en gestión de nóminas se puede leer EN EL NÚMERO 8 DE LA REVISTA FACTOR HUMANO)