Son muchas las empresas que empiezan a preparar sus oficinas adaptándolas a la nueva realidad laboral producida por la pandemia de coronavirus. Los nuevos espacios deben garantizar a sus usuarios mantener en sus puestos de trabajo una distancia mínima de 2 metros, y reducir la densidad y el aforo en sus instalaciones creando turnos de trabajo.
Además se impulsa la conciencia ecológica y la transformación digital, el mobiliario ergonómico, las mamparas de seguridad, materiales antibacterianos, así como espacios flexibles y polivalentes. Se desarrollan también protocolos de higiene para los trabajadores y su puesto de trabajo, señaléticas que garanticen la circulación segura, y nuevas tecnologías como cámaras con control de temperatura corporal o sensores que evitan tocar zonas de uso compartido como ascensores o baños.
La firma Actiu, compañía española especializada en diseño y fabricación de mobiliario para espacios de trabajo y hospitality, ha puesto a disposición de las empresas la Guía “Cómo adaptar un espacio de trabajo ante el Covid-19” para ayudar a recuperar la nueva normalidad garantizando la seguridad de sus plantillas, sin renunciar a la productividad y eficacia necesarias para superar esta crisis.
La guía facilita el rediseño de los entornos de trabajo y socialización a las nuevas condiciones sanitarias e higiénicas, a compaginar el teletrabajo con la oficina tradicional y a garantizar la seguridad y salud en los espacios de coworking y ocio.
Espacios y empresas
La capacidad de reinventar estos entornos -desde el diseño, el mobiliario y la decoración- a las nuevas necesidades es primordial. Hay que facilitar el rediseño de espacios centrados en la salud de los trabajadores:
- las zonas de concentración de puestos de trabajo son las que están sufriendo mayores cambios de uso.
- además de combinar el trabajo presencial con el teletrabajo, se reducirá la densidad de personas y utilizará el mobiliario para flexibilizar y maximizar seguridad.
- las zonas de socialización -recepción, cafetería…- asistirán a un cambio cultural. Frente a la saturación encontraremos elementos de separación, fijos y móviles, elaborados con materiales resistentes y lavables.
- en las zonas de aprendizaje, la distancia, flexibilidad y la modularidad serán claves junto al e-learning. Del mismo modo, las áreas de colaboración, claves en las empresas modernas, alternarán zonas con mesas altas para realizar reuniones rápidas, salas de reunión con mesas estáticas y espacios con mobiliario flexible. En ellas cambiará, sobre todo, la manera de utilizarlos e interactuar, basadas en buenas prácticas y tiempo de uso, sin olvidar las reuniones telemáticas.
- los espacios de privacidad personal o de equipo se verán afectados su uso y la interacción del usuario en estos con una tendencia hacia la semi privacidad operativa.
Teletrabajo complementario
En el post Covid-19, el ‘home office’ o teletrabajo se configura como una solución ideal para el control de la densidad en la empresa. El objetivo es optimizar los recursos y garantizar la salud de todos los que regresen a su puesto de trabajo presencial. Pero el resto deberá seguir trabajando desde casa. Habrá que implantar un modelo que contemple alternancias entre la plantillas, tanto en jornada de mañana o tarde o diferentes días de la semana.
Tras la improvisación inicial, conviene ahora crear las condiciones adecuadas para que el ‘home office’ sea eficiente y satisfactorio, con espacios adhoc, bien iluminados y ventilados, con mobiliario ergonómico y polivalente, cuando el espacio se comparte con la familia. Un entorno para trabajar conectado, con las herramientas adecuadas y lo más atractivo, funcional y cómodo posible para favorecer creatividad y bienestar.
Well frente a Covid-19
La certificación Well V2 evalúa espacios desde la perspectiva de la salud y el bienestar de las personas dentro de los edificios de acuerdo a diez elementos: Aire, Agua, Alimentación, Iluminación, Movimiento, Confort térmico, Sonido, Materiales, Mente y Comunidad. La guía expone los parámetros Well específicos de seguridad antivirus tanto en el aire, agua, movimiento de las personas, la temperatura, los materiales y la comunidad.
Mantenimiento e higiene
El último capítulo de la guía identifica estrategias y protocolos de mantenimiento, higiene y desinfección de las instalaciones y equipamiento, con atención especial a las superficies y materiales de los puestos de trabajo como son las melaminas, metacrilatos, plásticos o el metal.
Algunos Tips de la guía “Cómo adaptar un espacio de trabajo ante el Covid-19”:
Densidad
- Reducir el número de sillas para reducir la tasa de ocupación
- Alternar los asientos en los puestos de trabajo
- Utilizar pantallas de separación como mamparas para divisorias de mesa en los puestos de trabajo
- Separación entre sillas/puestos para zonas de reunión y colaboración
- Delimitar zonas de movimiento/circulación
- Reubicación de mobiliario auxiliar y/o elementos de mayor facilidad de transporte
- Señalización de zonas de cruce, preferencias y puntos de higiene
Concentración
- Ampliar de 11 m2 a 22 m2 por persona
- Realizar la incorporación escalonada y progresivamente: 60% – 80% (100% en el mejor de los casos)
- Fomentar el teletrabajo con aquellos perfiles que lo puedan realizar para descongestionar el espacio e ir ocupándolo progresiva y escalonadamente
- Turnos de trabajo por equipos a lo largo de la jornada laboral, partiendo equipos en mañana y tarde con el fin de limitar el aforo y evitar aglomeraciones de trabajadores en la oficina
Socialización
- Reducir el aforo a 4 personas cada 10 m2.
- Respetar la medida recomendada de 2 m siempre que sea posible
- Separar las mesas entre sí con mamparas o elementos divisorios
- Ampliar la distancia entre mesas y sillas reduciendo el aforo y mejorando los pasos
- Respetar flujos de paso y esperar a que pase la persona sin forzar un encuentro intentando mantener una distancia de 1m como mínimo
- Al ser un espacio de alta concurrencia, marcar unas direcciones de paso intentando mantenerlas siempre libres para evitar las aglomeraciones en zonas de circulación, respetando las personas sentadas el turno para levantarse y acceder a estas
Aprendizaje
- Reducir aforo en un 60-70%
- Ubicar las mesas o sillas en posiciones que permitan la correcta circulación del espacio y queden siempre los dos puestos a los lados libres
- Uso de pantallas y de elementos que faciliten la conectividad
- Realizar clases online al 100% o alternar parte presencial y otra online para reducir la densidad del espacio.
- Colocación de mamparas y divisorias entre las mesas para aportar más seguridad y poder conseguir un mayor aforo, siempre respetando las medidas de higiene y seguridad
- Mantener limpio y libre de elementos el puesto o mesa para su fácil desinfección y limpieza
- Situar puntos de higiene en el acceso al aula para desinfectarse antes de entrar y al salir y ventilar mínimo 15 min antes de ocupar
Colaboración
- Reducir la capacidad de las salas a la mitad el aforo o un 60%
- Utilizar las salas solo cuando sea imprescindible
- Apoyo con pantallas para favorecer la conexión del resto de participantes desde casa o en otro punto de la oficina.
- Reducir tiempos de reunión, realizando estas más concretas y eficientes. Entre 15-30 min
- Acceder respetando distancias y flujo sentándose solo en una silla, dejando la del lado libre o respetando el espacio y no cambiando de puesto
- Situar paneles de protección tanto frontales como laterales para aportar más seguridad a la sala
- Mantener un orden de entrada, los primeros sentándose en las sillas más lejanas a la entrada y los últimos en las más próximas. Para salir lo realizaremos a la inversa
- No dejar ningún elemento encima de la mesa que dificulte su limpieza
- Situar puntos de higiene a la entrada o cerca de las mesas para su uso antes y después de utilizar las salas
- Realizar una correcta ventilación de mínimo 15 min antes de ocupar
- Dejar las puertas abiertas en todo momento
Privacidad
- Si dispone de mesa de reunión auxiliar, limitar el aforo al 50-60%, separar sillas de la mesa o situar mamparas frontales para la realización de la reunión
- Limitar el uso de confidentes a una persona y siempre utilizando mamparas frontales y ampliando la distancia entre estos.
- Realizar fuera del despacho todas las tareas que no sean exclusivamente de trabajo en concentración
- Respetar turnos para entrar y salir del despacho y realizarlo ordenadamente, al entrar ocupar un sitio para permitir el acceso al siguiente compañero, de igual manera al salir de este
- Respetar las distancias mínimas de 2 m, utilizando el espacio y situando a los usuarios dentro de él para respetar estas distancias
- Mantener limpio y libre de elementos el puesto o mesa para su fácil desinfección y limpieza
- Ubicar punto de higiene cerca de la puerta o en el acceso para su utilización al entrar y salir del despacho.
- Realizar una correcta ventilación de mínimo 15 min antes de ocupar
Home Office
- Saber auto-organizarse para que el hogar no se convierta en una oficina los siete días de la semana.
- Crear un espacio de oficina dentro de casa: una buena conexión a Internet, un ordenador, una silla ergonómica que cuide de la salud mientras se trabaja, un escritorio y espacio de archivo
- La elección del mobiliario debe seguir criterios de diseño, funcionalidad y comodidad para facilitar la creatividad, el bienestar y la productividad
- Pasamos una media de 9 h y 19 minutos en el puesto de trabajo, la gran mayoría sentados delante de un ordenador. Hay que cuidar la postura y el ambiente y mantener hábitos saludables en el trabajo.Una mala postura puede ocasionar problemas graves de salud
- Si es posible, llevar a casa la silla de la oficina