Factor Humano entrevistó a Jesús Domingo, Director General de Personas y Organización de Mahou San Miguel, con motivo del reportaje publicado en el número 7 de la Revista Factor Humano sobre las políticas de desconexión digital.
¿Qué proceso siguieron para definir la política de desconexión digital de la empresa y cuándo lo llevaron a cabo?
Mahou San Miguel se caracteriza por ser una empresa que pone siempre a las personas en el centro de sus decisiones y estrategia, basándonos en la escucha activa para entender qué es lo que necesitan y ofrecerles las mejores soluciones. Por ello, en la definición de nuestra política de desconexión digital lo tuvimos claro: para garantizar la mejor conciliación entre la vida personal y profesional de nuestro equipo, era necesario entender su postura y que necesidades les generaba la tecnología en sus momentos de descanso y conciliación. Es algo con lo que estamos comprometidos desde 2009, año en el que nos adherimos al distintivo de Empresa Familiarmente Responsable (EFR) de la Fundación MásFamilia. Por ello, hace ya siete años decidimos darle un impulso a la desconexión digital con nuestro ‘Momento 19:30h’, que marcaba la hora máxima de fin de la jornada en nuestra sede de Madrid. La campaña sirvió para marcar nuestra hoja de ruta, entendiendo las causas que impedían a los profesionales salir antes de la oficina, poniéndoles solución. Los resultados fueron tan buenos que hemos adelantado una hora el cierre de la jornada. Uno de los puntos clave que han marcado este éxito ha sido la colaboración interna a todos los niveles, incluidos los Representantes de los Trabajadores, con quienes hemos negociado unas pautas reales en las que se aúnan las necesidades del negocio y las de las personas. Gracias a esta implicación hemos conseguido enriquecer todas nuestras políticas y procesos.
¿Cómo materializaron los acuerdos de desconexión con los empleados?
Estos acuerdos se encuentran presentes en documentos y elementos clave de nuestra compañía. En un primer lugar, solicitamos la implicación de los cargos directivos para fomentar la conciliación, todo ello mediante una gestión adecuada de los equipos que permitiese un mayor bienestar profesional y personal. Posteriormente, esta política se incluyó en los convenios de los distintos colectivos y empresas, tomando como referencia la realidad de cada uno de ellos y las necesidades específicas que pueden tener. Finalmente, la política de desconexión digital ha pasado a ser una política corporativa, algo que nos ha permitido oficializar este comportamiento entre los profesionales y que sea parte de nuestro ADN.
¿Qué prácticas incluye dicha política?
La política de desconexión digital incluye diferentes prácticas, distribuidas en tres ejes:
- Horario de trabajo flexible, tanto de entrada como de salida:
- La hora máxima para dejar el puesto de trabajo son las 18:30h, salvo casos excepcionales.
- 15 minutos antes de la hora se emite un audio en la sede.
- Protocolo para un uso racional de los dispositivos digitales, sugiriendo evitar el uso de estos fuera del horario común de trabajo.
- Política de reuniones:
- No pueden convocarse reuniones a partir de las 17:30h
- En la medida de lo posible, se pide que las reuniones sean operativas y se hayan trabajado previamente.
- Creación de nuevas políticas para las reuniones y buenas prácticas en los comités departamentales y de trabajo
¿Llevan a cabo alguna acción de sensibilización y/o formación con los empleados para concienciarles sobre este tema?
Comunicamos constantemente para concienciar a nuestros profesionales sobre los beneficios de la conciliación para todas las personas, no sólo para las que tienen niños pequeños. Trabajamos en un entorno diverso y respetamos todos los tipos de familias presentes en nuestra sociedad. Para nosotros, la conciliación es un tema clave que afecta a todos los profesionales, independientemente de su situación personal. Entre las acciones que tenemos en marcha destacan algunas como los Día sin Cole o los planes de familia, así como las campañas específicas para acciones como el ‘Momento 19:30h’. Además, contamos con un amplio catálogo de beneficios para los profesionales, como vacaciones por encima de la media, planes de compensación y retribución flexible o un club de beneficios con ofertas exclusivas para los profesionales de la compañía. Tal como hemos comentado anteriormente, a diario suena un audio en la sede que informa de los últimos 15 minutos de trabajo. En la misma línea, hacemos formaciones para sacar el máximo partido a las herramientas informáticas, especialmente aquellas que nos permiten impulsar la eficacia del trabajo y la correcta gestión del tiempo. Mención aparte merece la situación que ha generado la actual pandemia, especialmente durante el confinamiento que vivimos en 2020. El hecho de que todos los profesionales tuviéramos que enfrentarnos a una situación en la que se diluía la diferencia entre espacio de trabajo y personal perjudicó la desconexión de los profesionales y generó que las jornadas laborales se alargasen, por regla general. Como compañía quisimos garantizar que nuestros profesionales no pasaban por ello, por lo que decidimos lanzar una campaña que reforzase los comportamientos correctos y que permitiese mantener el ritmo racional de trabajo en trabajo en el domicilio. Desde Mahou San Miguel queremos aprender de estas acciones y ver el impacto que han tenido sobre nuestros profesionales, por lo que estamos en un proceso de análisis del impacto que tuvieron estas medidas tanto a través de encuestas propias como con otros estudios externos, como la auditoría anual de EFR. Gracias a ello, hemos sido reconocidos con la máxima calificación en materia de conciliación por la Fundación Más Familia, una distinción que sólo compartimos 30 compañías en todo el mundo.
¿Su política de desconexión digital incluye la posibilidad de imponer alguna sanción en caso de incumplimiento?
No consideramos que las sanciones sean lo más adecuado para abordar esta situación. Si detectamos que una persona está conectándose fuera del horario óptimo de trabajo debe de haber una causa. Es por ello por lo que preferimos emprender la escucha activa y analizar las causas que están provocando que la persona no sea capaz de cumplir con el horario y las políticas de conciliación. Gracias a poner a las personas en el centro y analizar las particularidades de cada uno de los casos podemos implementar soluciones casi personalizadas.
¿Qué beneficios considera que traen consigo estas prácticas para el empleado? ¿y para la empresa?
Asegurar y fomentar la conciliación entre la vida profesional y personal de nuestros equipos permite reforzar el compromiso de las personas con la compañía, incentivando su productividad y creatividad, aspectos que consideramos básicos en nuestro día a día.
¿Cuál ha sido la acogida por parte de los empleados a estas iniciativas?
Estamos orgullosos de reconocer que la acogida por parte de nuestros profesionales ha sido muy buena y se ha convertido en uno de los elementos distintivos de nuestra compañía. Como muestra de todo ello es la buena valoración que han realizado sobre el proceso de vuelta al trabajo presencial. El acompañamiento que ofreció nuestra compañía durante todo el proceso, la seguridad, las normas de prevención o la claridad de las comunicaciones fueron aspectos muy bien valorados, todos con puntuaciones por encima del 9. Nuestro compromiso es seguir mejorando constantemente, profundizando y analizando nuevas tendencias que permitan a los profesionales conseguir una organización eficaz de su tiempo, basando su desempeño en el cumplimiento de objetivos y no en las horas que pasan en la oficina.
¿Cómo han adaptado esta política de desconexión digital a la nueva situación tras la pandemia?
La comunicación interna fue la piedra angular de todas nuestras acciones durante la pandemia, procurando siempre aportar información relevante para su desempeño, pero también para su día a día, minimizando dentro de nuestras posibilidades la incertidumbre a la que nos enfrentábamos. Fue el primer paso sobre el que pudimos reforzar nuestra campaña interna de desconexión a pesar del confinamiento domiciliario, informando sobre la necesidad de seguir ajustándose a los horarios y a las dinámicas que habíamos instalado en nuestros centros de trabajo. Además, dimos un paso más allá, aprovechando la comunicación interna diaria para aportarles ideas sobre ocio, deporte, planes con la familia… Queríamos que disfrutasen de su tiempo a pesar de las dificultades que todos experimentábamos para fomentar su bienestar. A día de hoy, continuamos fomentando la flexibilidad horaria que ya teníamos establecida antes de la pandemia, hemos mantenido un modelo de teletrabajo híbrido que permite trabajar desde casa dos días en semana y estamos fortaleciendo nuestras herramientas digitales para que, cada vez, podamos atender a las necesidades de nuestro equipo de forma más directa.
¿Cómo compaginan estas prácticas con el registro horario?
El registro horario se realiza de manera digital, con una plataforma disponible tanto en formato escritorio como móvil para que los profesionales puedan registrar el inicio y el fin de su jornada. En nuestro caso, es una fuente de información muy útil, sobre todo a la hora de diseñar nuevas políticas y protocolos que permitan mejorar la experiencia de nuestros profesionales.
¿Tienen previsto incorporar alguna medida más de este tipo en los próximos meses?
Nuestro compromiso es continuar mejorando constantemente y analizar con nuestros profesionales aquellas necesidades que les puedan surgir para ofrecer las mejores soluciones. En este sentido, estamos seguros de que nuestras políticas de conciliación van a seguir evolucionando para adaptarse a las nuevas rutinas y herramientas de trabajo, así como a los retos que nos presente el entorno, así que no descartamos que puedan producirse avances en esta materia. A lo largo de los últimos meses, hemos demostrado una gran capacidad de adaptación y flexibilidad para abordar todas las situaciones y nuestra intención es seguir avanzando en la misma línea.