Con motivo del reportaje publicado en el número 8 de la Revista Factor Humano sobre las Tech Trends en RRHH, entrevistamos a Antonio Nogal, Director de RRHH de Prosegur España.
¿En qué procesos de automatización de tareas repetitivas de RRHH acuden a la RPA?
En Prosegur estamos llevando a cabo un plan estratégico en el que la digitalización es uno de los pilares fundamentales. Dentro de nuestras iniciativas en este ámbito, estamos avanzando de forma intensa en todo lo relativo a RPA (Robot Process Automation). En concreto, dentro del área de administración de personal, hemos automatizado y robotizado los procesos de contratación que comprende la elaboración del contrato de trabajo desde una petición, las variaciones contractuales, la afiliación de los empleados y el envío telemático del contrato de trabajo (Contrat@). Se han automatizado los procesos de retenciones judiciales con la descarga de notificaciones y otros procedimientos de Hacienda y Seguridad Social, incorporación posterior de las mismas a Meta4, y contestaciones por fax y web a los organismos públicos que nos solicitan información sobre los mismos. En relación con el sistema de liquidación directa (Cret@), se han automatizado y robotizado tareas como el envío de ficheros, descarga de los mismos desde Siltra, cuadre y punteo de recibos de liquidación con el asiento contable, elaboración de informe de pagos y corrección de errores de nivelación. También se han creado varios subprocesos dependientes, como la grabación por parte del robot de bajas por enfermedad o accidentes obtenidas de las mutuas y la seguridad social, entre otros. Adicionalmente, se ha introducido la firma digital para todos los contratos de trabajo y variaciones contractuales, al tiempo que creamos un expediente digital del empleado con el contrato y todos sus datos.
¿Qué ventajas están obteniendo con el uso de la RPA?
El proceso de innovación y transformación digital es fundamental para Prosegur. Nuestro objetivo es adoptar tecnologías y modos de trabajo más ágiles para impulsar la mejora continua de procesos y de la actividad convencional, por lo que la digitalización y la automatización son claves. En el caso concreto de RRHH, estamos eliminando el trabajo repetitivo que no aporta valor a la organización. Estamos generando eficiencias en los procesos de administración de personal reduciendo el número de horas dedicadas en un 25%. Gracias a ello podemos dedicar tiempo a las tareas que sí aportan un valor añadido a la compañía y a los clientes de Prosegur.
¿Cómo llevaron a cabo el diagnóstico sobre qué proceso de RRHH automatizar?
Se llevó a cabo un análisis previo a la automatización y robotización de los procesos, que nos permitió seleccionar los procesos que tenían mayor impacto en ahorro de tiempos y que estaban basados, en un alto porcentaje, en reglas sin intervención humana.
¿Tienen implantado o están en proceso de implantación de un chatbot?
En Prosegur tenemos implantados varios chatbots. En España, por ejemplo, tenemos a “Álex” para facilitar la inscripción a nuestras ofertas de empleo de una manera amigable y transparente para el candidato en apenas un minuto. Además, está totalmente integrado con nuestro ATS principal y permite al reclutador disponer, de forma instantánea, de los datos del candidato y sus respuestas a nuestros formularios por vacante.
¿Qué resultados están obteniendo? ¿En qué medida ayuda a mejorar la experiencia del empleado?
Llevamos poco tiempo en producción y aún no tenemos datos completos del ciclo desde la inscripción a la contratación, pero en los primeros 7 días constatamos que “Álex” reclutó un 30% más de candidaturas que nuestro portal en un mes. Además, “Álex” es capaz de filtrar los candidatos en base a su ajuste al puesto aumentando la eficacia de los procesos de selección.
¿Cuáles han sido las claves del éxito en la implantación?
La clave del éxito en la implantación ha consistido en tener claros los objetivos que queríamos conseguir: simplificar el camino para el candidato, aumentar el atractivo para la inscripción de nuestras ofertas de empleo, y facilitar la preselección a los técnicos con nuestros procesos de robotización e inteligencia que muestran un ránking de idoneidad al puesto.
¿Han mostrado alguna reticencia los empleados ante el uso de chatbots?
Es interesante destacar que nuestros profesionales están familiarizados con herramientas digitales tanto en el desempeño de su trabajo como a la hora de formarse. A través de nuestra Universidad Corporativa de Prosegur, nuestros equipos utilizan un espacio virtual donde adquieren conocimientos, viven los valores de la compañía y desarrollan el talento gracias a una cultura común. A través de nuestra plataforma e-learning pueden acceder a un amplio catálogo de contenido tanto específico de su negocio, como de habilidades relacionadas con diferentes materias como sostenibilidad, seguridad de la información o innovación, entre otras. En el caso de “Álex” recibimos el acompañamiento de un proveedor fuera de lo convencional, una empresa con una tecnología innovadora y disruptiva porque requeríamos de IA y RPA para el éxito del proyecto.
¿En qué áreas han implantado IA y el uso de algoritmos?
En el ámbito de Selección, destacamos las áreas de captación (chabtot), cribado (vídeo entrevista) y test gamificados (algoritmo que se recalcula en base al desempeño de los empleados que anteriormente eran candidatos).
¿Nos podría describir un proyecto concreto de forma detallada?
El proyecto de vídeo entrevista en diferido, por ejemplo, se ha implementado en 2019 y, desde ese momento, pudimos sustituir la criba telefónica por la vídeo entrevista en diferido. Esta iniciativa se lanzó antes del Covid y nos permitió adelantarnos al mercado, por lo que la pandemia no alteró tanto nuestros procesos como en otras compañías no preparadas tecnológicamente para ese momento que nadie preveía. Anualmente más de 21.000 candidatos pasan por nuestra herramienta de VE, lo que nos ha permitido ahorrar 400 horas al mes en cribados telefónicos, mejorar la preselección al basarnos en las habilidades interpersonales y en las competencias sociales de los candidatos, además de una mayor diversidad en los procesos de selección.
¿Cree que la IA conllevará la destrucción de puestos en el departamento de RRHH o sólo va a cambiar el reparto de las funciones?
La IA eliminará el 80% de tareas monótonas que realizaba el técnico de selección y le permitirá poder focalizarse en la optimización de perfiles y talento. En todo este proceso, nuestro foco está en formar continuamente a nuestros profesionales y reconvertirles para equilibrar el factor humano y la digitalización.