Una firma electrónica, como concepto jurídico, es equivalente a una firma manuscrita. Esto abre un horizonte de posibilidades muy amplio en lo referido a la transformación de los procesos de contratación. Mayor celeridad, experiencia de empleado, eficiencia en costes, agilidad y fluidez en la gestión, y disposición inmediata de los documentos son algunos de los beneficios de la firma electrónica en la formalización de contratos, según la entidad Digitel TS.
Los trabajadores de RRHH son responsables de cualquier cuestión referente a la relación laboral de un trabajador con la empresa. En los procesos de reclutamiento, por ejemplo, se firman los contratos, acuerdos de confidencialidad, entre otros documentos necesarios. Por otra parte, durante la relación laboral de los empleados con la empresa la firma de documentos no disminuye: se generan nóminas, aumentos salariares, extensiones de contrato, bajas, rescisiones de contrato….
¿Qué implica introducir una solución de firma electrónica? Según la empresa Digitel TS, la reducción de los tiempos necesarios para estas operaciones y la mejora significativa en cuanto a organización, gestión y custodia de esta documentación. Además, la simplificación de las relaciones entre los trabajadores y la empresa al facilitar en gran medida las comunicaciones, así como los procesos que requieren de rúbrica de una o más personas.
Se evita la necesidad de que todos los involucrados estén en el mismo lugar. Los trámites se resuelven más rápido. Y al agilizar y acelerar los procesos de recruiting y onboarding, el personal de RRHH tiene más tiempo para dedicar a otro tipo de tareas como buscar nuevos talentos o gestionar eventos internos.
Otra ventaja que se produce es un ahorro significativo del gasto en papel, y esta responsabilidad con el medio ambiente repercute en la imagen que proyecta la empresa, ya sea un candidato o una persona ajena.
La posibilidad de perder un documento se evita, contribuyendo a la seguridad de los mismos y su custodia en un soporte seguro. Además, la firma digital reduce el tiempo dedicado a la gestión gracias a la localización inmediata de la documentación generada.
Sin olvidar que muchos de los documentos que gestionan los departamentos de RRHH deben ser tratados con la máxima confidencialidad por incluir datos personales, y la digitalización contribuye a procesar sin riesgos toda esta documentación, controlando quién tiene permisos para acceder a la misma.