El impacto del trabajo en remoto en el registro de la jornada y la gestión de ausencias

Por José Manuel Villaseñor, partner director de Cezanne HR España

José Manuel Villaseñor, Cezanne

Una de las cuestiones que más preocupaba a las organizaciones cuando se trataban los temas relacionados con la flexibilidad laboral era la gestión de los horarios y el registro de la jornada, obligatorio desde la publicación en el BOE del decreto ley en marzo de 2019. Por supuesto, había otras razones subyacentes como la necesidad de implementar la tecnología adecuada y, cómo no, impulsar un cambio de mentalidad acorde con las nuevas exigencias de la era digital.

Pero todo eso era antes. Antes de que el Covid-19, procedente de China, infectara en España y en el mundo entero a miles de personas, obligando a todos, incluidas las empresas, a redefinir de la noche a la mañana sus modelos de trabajo. Y, cómo no, implementando, también en un abrir y cerrar de ojos, muchas de esas políticas de teletrabajo que tantas horas de reuniones han ocupado.

Muchas organizaciones se han visto en la encrucijada de tener que resolver sus dudas sobre la marcha para priorizar la salud y el bienestar de toda su plantilla. O sea, siguiendo al pie de la letra la máxima de “primero las personas y después, todo lo demás”. Pero todo lo demás, en un proceso de aislamiento que parece que no será corto, incluye la continuidad del negocio, la realización de las funciones comerciales, administrativas, gestoras… y el mantenimiento de las relaciones empresariales, por supuesto, en un entorno virtual.

Registro de jornada laboral en remoto

Pero ¿cómo impacta este trabajo en remoto en el registro de la jornada laboral? Como decía al principio, esta era una cuestión que ha generado muchos debates. Está claro que, más que controlar el tiempo que pasamos delante del ordenador, lo que se pretende es, primero, seguir cumpliendo con los imperativos legales y, segundo, dar cierta normalidad al trabajo en un momento de absoluta anormalidad.

Ahora bien, muchas organizaciones contaban con dispositivos “físicos” para registrar las horas de entrada y salida de la oficina. Dispositivos que funcionan con un código pin o con la huella dactilar o reconociendo cualquier otra cualidad o característica física. Pero, claro, de lo que hablamos ahora es de fichar en remoto y no a nuestra llegada a la oficina, sino cuando conectamos nuestro ordenador y nos ponemos a trabajar.

Pero, para esto, también la tecnología ha puesto a nuestro alcance la solución adecuada. Bien a través de nuestro teléfono móvil, bien a través de una Tablet o bien a través de nuestros propios ordenadores, todos podemos fichar para registrar el inicio y final de nuestra jornada laboral remota. Hay varias opciones, pero la más recomendable es la que proporcionan las aplicaciones de gestión de recursos humanos en la nube.

En este caso, el registro de la jornada laboral en remoto agiliza y simplifica el proceso, y dota de la autonomía que necesitan los empleados para introducir los datos de inicio y finalización. Solo con un click, desde el sistema de recursos humanos corporativo al que se puede acceder en cualquier momento, desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo.

Autonomía también para que cada empleado pueda definir sus propias reglas y excepciones respecto a los horarios de entrada y salida, planificaciones, permisos, etc., y siempre con un planteamiento internacional. Es decir, pudiendo definir calendarios y pautas utilizadas en diferentes países.

Todos los datos se actualizarán en tiempo real, se eliminan las tareas y la información redundante e innecesaria, garantizando el registro y la salvaguarda del historial completo de datos. O sea que se cumple con todos los requisitos legales, pero mucho, mucho, mucho, más fácil. Y, en los tiempos que corren, si algo estamos buscando en el entorno de trabajo es sencillez, agilidad y seguridad.

Inteligencia de datos para la gestión de ausencias

ERTES, reducción y adaptación de la jornada o permisos retribuidos recuperables son algunas de las medidas sobre las que hemos aprendido mucho en las últimas semanas. Y, a buen seguro, serán medidas sobre las que seguiremos hablando en los próximos meses cuando, por fin, podamos empezar a retomar cierta normalidad. Estos modelos laborales han obligado también al entorno de los Recursos Humanos a hacer muchos ajustes desde el punto de vista administrativo, pero, sobre todo, en el plano operativo e, incluso, estructural.

De repente, los debates sobre el «presentismo» han cambiado enormemente, y las medidas de protección y prevención sanitaria priman por encima de cualquier política laboral. Ahora bien, las organizaciones deben realizar un seguimiento de todos los empleados que están operativos y, también, de todos los que han causado baja, sea por los motivos que sea: enfermedad, despido temporal, vacaciones, ajuste de horarios, etc.

Por eso, las herramientas de gestión de ausencias, cuando los cambios en este sentido son lamentablemente tan frecuentes, acaparan un protagonismo relevante. Las tendencias que estamos observando ahora al recopilar y analizar los datos son anómalas, y las plataformas y sistemas de recursos humanos han tenido que adaptarse para reflejar las singularidades de estos tiempos inusuales. De hecho, nos estamos acostumbrando a un nuevo mundo laboral online en el que nuestros colegas se transforman en caras que vemos a través de Skype o Zoom. Por eso, en esta situación sin precedentes es vital que los managers puedan monitorizar quién está trabajando, cuándo y en qué proyecto.

Es decir, es imprescindible tener visibilidad sobre quién está trabajando, quién está enfermo o cuidando de familiares y quién está de vacaciones, quién ha tenido que reajustar su jornada o quien ha causado baja en la empresa por despido temporal o permanente. Usar hojas de cálculo para hacerlo o sistemas basados ​​en papel es sencillamente imposible.

El software de gestión de ausencias brinda a los managers una total transparencia sobre las ausencias del personal. Y, más aún. Es importante tener en cuenta que ahora hay que introducir nuevos conceptos relacionados con las ausencias que deberán reflejarse también en los sistemas: autoaislamiento, coronavirus, cuidado de familiar aislado etc. para que los managers puedan ver fácilmente cuál es la “nueva” razón por la que alguien no está trabajando.

Por otra parte, cuando se rebajen las medidas restrictivas parece lógico que la gente quiera tomarse unas vacaciones, aunque sea simplemente para rebajar los niveles de ansiedad provocados por la crisis. Por lo tanto, los managers recibirán probablemente una avalancha de solicitudes. Así que la mejor recomendación que puedo hacer es que las organizaciones apuesten por la anticipación y que busquen fórmulas de consenso para alcanzar el equilibrio correcto entre los intereses del negocio y los de las personas que lo conforman.

Y para hacerlo, de nuevo, el software de gestión de ausencias también se perfila estratégico porque evitará que se produzcan vacantes peligrosas en puestos relevantes, facilitando el acceso a la información y, por tanto, la transparencia. De esta manera, la tecnología permitirá que la transición del bloqueo que estamos viviendo hacia la normalidad que viviremos sea un poquito más sencilla.